供应商管理详解

zmay16年前 (2008-12-29)采购管理298

在采购工作中,无论与供应商关系是什么,其前提都是对供应商进行有效管理,只有这样才能保证采购工作的正常进行。供应商管理的核心工作就是对其进行资格审核。供应商资格审核,使了解供应商的优缺点,从而确定供应商关系以及作为监控重点的依据。只有通过供应商审核,才能做到有的放矢地对采购全过程进行有效监控,才能促进供应商改进自己的工作,这样就保证了产品的合格有效供应。同时,也就降低了采购工作的经营风险。

1.供应商审核的种类
供应商的审核可以分为事前审核、事中审核、事后审核三类,这主要是从采购流程来说。如果从审核要素来说又可以分为:绩效考核、品质考核、物资质量考核、服务质量考核等多种。如果从审核供应商层次来说,可以分为:产品审核层次、工艺过程审核层次、质量保证体系审核层次、公司审核层次。

产品审核层次。主要是确认供应商物料的质量水平、与要求有无差距,这种差距能否经过改进而符合要求、在正式供应后能否保持这种品质等。因为供应商的供货顺序可以被分为样品和正式产品。因此,其要求是样品阶段审核必须严格,审核必须是动态的,要延伸到正式投产以后。

工艺过程审核层次。主要包括供应商审核时对工艺过程的评审,也包括供应过程中因质量不稳定,而进行的供应商现场工艺确认与调整;质量保证体系审核层次。对供应商的整个质量体系和过程,参照ISO9000标准或其它质量体系标准而进行的审核;公司审核层次。这一层次的审核是最高层次的审核,在这一层次不仅要审核供应商的质量体系,还要审核供应商的经营管理水平、财务与成本控制、计划制造系统、设计工程能力等主要管理过程。这样做主要是考虑:工厂能否与供应商进行伙伴关系的探索、供应商能否及时供应物料等。
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2.供应商审核的方法
供应商的审核分为两种方法,其一是主观法,也就是指根据个人的印象和经验对供应商进行评判,评判的依据十分笼统。这种方法往往适合于采购工作人员在收集市场信息时使用。

另外一种方法就是客观法,它是依据事先制定的标准或准则对供应商情况进行量化考核、审定,包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。

具体说来,供应商审核一般经过以下步骤。

供应商填写调查表。采购人员向供应商了解最基本的情况(例如产品型号和质量水平的评价标准以及供应能力等等)、并要求供应商填写调查问卷、根据问卷及供应商提供的相关文件做出初步的评价并提出意见。

现场审核。填写完调查问卷后,采购方应按照供应商及所采购产品的重要性确定是否需要组织现场审核。例如,采购物资的技术复杂程度较高、价值较大、数量较多等就需要进行现场审核。内容应覆盖调查问卷中的主要内容。一般来说,审核应该组建审核小组,视采购行为的重要性,其审核小组的组成人员有所不同。一般来说,审核小组由采购部牵头,涉及生产、品管、物管等部门,如果涉及到新产品开发,还要有企业策划部门、技术部门等相关机构人员。
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3.供应商审核内容
在对供应商进行审核时,主要审核以下内容:供应商的基本情况(如企业环境、经营表现等)、管理体系、质量控制、企划、生产工艺、顾客服务、环境体系等方面。下面我们就对各内容进行叙述。

供应商基本情况。供应商基本情况,最主要的是企业的财务状况,一般来说,市场上通行的做法是审核经济体近3年来的收支平衡表、银行报表、经营报告等。这一情况是供应商能力的最基本表现。除此的外,还要审核供应商的行业地位以及产品质量的评定结果和口碑、了解供应方的交货周期以及客户服务的标准和口碑。特别要审核供应方与本企业的工艺技术和生产流程是否合拍,如果不合拍,能否通过改进进行弥补。供应商的地理位置也是审核的一个因素,因为这一因素影响着企业采购成本的高低。供应商工作人员情况同样是审核的内容,例如供应商员工流失率,就会影响到企业与供应商的长期合作。因为如果流失率高,那么采购人员与供应商的工作人员,就会经常出现采购谈判回到原点的反复,这样无形的中就增加了采购成本。除此以外,供应商工作人员的审核还包括教育程度、出勤率、工作时间、平均工资水平、直接工人比例等。最后要考察,供应方是否与本企业的竞争对手已经建立了伙伴关系。

管理状况。主要考虑:供应商的组织机构是什么以及运转情况如何?供应商的经营战略及目标如何?如果供应商的经营战略和目标更多的是照顾顾客和市场长久效果,那么企业就应该与其建立战略伙伴关系;供应商和顾客的战略关系;产品与技术战略性企业的竞争力,这主要包括:供应商对市场信息的反应速度、产品改进、技术革新、缩短生产周期、提高生产率、降低成本等。

质量体系。供应商的质量管理机构是否完善,是否拥有完整的质量管理体系和文件体系功能;质量审核体系是否完善和独立,是否拥有处罚权利等;产品质量、生产过程质量、顾客质量投诉质量改进等质量体系核心指标是否令人满意?是否愿意在质量成本控制、顾客质量审核体系例如ISO9000系列等条件下生产原材料等。
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设计、工程与工艺。供应商相关机构的责权划分是否清晰?设计和工艺开发速度?功能、职责 、工程技术人员能力:教育程度、工作经验、在本公司产品开发方面水平、在本公司产品生产方面工艺水平、CAD/CAE使用情况、人员结构与流失率开发与设计情况:实验、试验设施,与顾客、供应商共同开发情况,产品开发周期,产品及工艺开发程序、对客户资料保密情况。

生产部门机构。相关机构设置是否完善?包括相关机构的功能、职责、汇报线是否清晰等;生产工艺过程是否科学?包括工艺布置、设备/工艺可靠性、过程能力、设备利用率、人时利用率、工艺灵活性、作业指导书完整性与正确性;生产人员管理等系统是否完整?包括全能操作工情况、职工参与生产管理的程度、生产、工艺改进情况、生产现场管理、生产报表及信息控制、外协加工控制等。

企划与采购。相关机构设置是否完善?包括相关机构的功能、职责、汇报线是否清晰等;物流管理系统是否完善:包括物流管理、物料可追溯性、仓储条件、仓储量、先进先出MRP系统等;发货交单系统是否完善?是否具有可靠性、灵活性、即时供应(JIT)能力、包装及运输、交货准确率等。

环境管理。环境管理机构:功能、职责、汇报线;环境管理体系:文件体系、环境方针与计划、环境因素及方案环境控制:运作与控制、沟通与培训、应急措施、环境监测、改进与预防措施、体系审核。

顾客服务与支持。客服系统是否科学和先进?客服人员的服务态度、应变能力、解决问题能力、技术部门人员的技术解决能力等;客服系统是否建立了以客户的需求为己任的态度、是否能在最快的时间内解决问题、是否能有为客户和企业双重服务的心理等。
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供应商质量体系审核。供应商的质量体系内部建设是否完整?主要遵循行业内还是国内或是国际标准?企业内职工是否对质量体系有较强的认知?谁来监督质量体系的贯彻?是否建立有质量跟踪机制和奖惩措施等。

供应商绩效考评。供应商绩效考核是一种事中或事后考核,而上述考核内容多用于事前或事中考核。绩效考核是在那些已经得到采购方认可的供应商中,进行的一种考评。它的目的是了解供应商的表现、促进供应商改进,并为供应商奖励、供应商优化提供依据。考核时间通常每月进行一次,对于重点供应商,考评的结果该及时告诉他们并督促他们加以改进;而对其它供应商,考评结果可视情况只作为参考、而不必报告给供应商。

供应商绩效考评准则。对供应商的表现进行考核,对于表现好的供应商在日后的采购中优先重点选择,甚至成为企业长期的战略合作伙伴。因此,考核工作非常重要。绩效考核应该有自己独立运行的体系。它主要包括:制定供应商考评办法或工作程序是什么?对供应商的表现如质量、交货、服务等如何进行监测记录?如何选定被考评的供应商?考评的办法是什么?是否将考评做法、标准及要求同相应的供应商进行公开的充分地沟通?公司内部相关机构的人员是否对方法和流程清晰?

不同单位对供应商考评要求不同,相应的考评指标也不一样。最简单做法是仅衡量供应商的交货质量,成熟一些的除考核质量外、也跟踪供应商的交货表现。较先进的系统则进一步扩展到供应商的支持与服务、供应商参与本公司产品开发等表现。

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