采购管理之采购流程

采购流程根据企业规模的大小和采购物料的分类以及数量大小而不同。一般来说，越靠近生产性物料，其采购流程越短；采购数量和金额越小，其采购流程越短；企业规模越小，其采购流程越短。

但无论采购流程有多么短或简单，都必须拥有基本流程。

1.采购的基本流程
基本流程是从初次采购角度来说，对于签订购物合同的供应商采购来说，其基本流程则会更简短。任何采购流程都是从“请购单的递交”环节开始，的后将视情况而定进行环节的增减。基本流程如图1-1-3。

对于上述环节分述如下：
请购单递交。专门采购人员接到“需要采购信息”的后，开出请购单交给采购部门。需要采购信息包括：A工厂企业内各类物料缺少的信息；B市场信息（例如某类物料将要涨价或者短缺等等、市场竞争情况导致的某类产品生产超过计划等）；C某类定购合同将要到期；D企业计划采购设定条件成熟等。

采购计划制定和审核。除CD两类情况外，企业采购部门要根据具体信息，决定购买哪些物料及多少数量并确定初步价格。具体的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，也要加以明确说明。

上述任务完成后，采购部门将计划上交采购部门主管和拥有审核权的企业领导。
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供应商寻找。企业的采购部门根据领导审批的采购计划，利用各种渠道搜集供应信息，确定供应商和购买时机；研究谈判技巧和价格幅度等；决定物流方案和物料检验标准；决定采购方法等。在这些问题当中，最关键的环节就是确定采购方法。

采购执行和合同签订。对于一般采购来说，要经过询价、报价、比价等程序决定对企业有利的价格；对于特殊采购来说，要按照招标的方式方法进行个性工作的准备，做到合法招标。上述程序完成后，企业采购部门或企业领导要与供应厂商，签订采购合约、开具物料订购单等工作。

物料运输和验收。如果供应商负责物料的运输，采购部门应该时刻监督供货商能否准时交货。一般情况下供应商负责运输；但因为各种各样的原因，采购企业或厂商可能会自行进行运输，在这种情况下，采购部门就要和企业的运输部门进行协作，寻找物流方案。物料运输到到企业后，企业将依据合同上的运输、物料品质等相关条款，对物料和物料运输进行验收，并对供应商出具验收检验报告，并为供货商的不良品加以处理等等。

在这一阶段采购部门应注意两个问题：各类票据表单的核对。交货验收合格后，采购部门应随即开具各类表单特别是发票，要对发票的内容是否正确进行审核，先经采购部门核对无误后，财务部门办理付款手续。退货和重购。所交货品与合约规定不符经验收不合格的物料，应依据合约规定进行退货并立即办理重购，此种情况应该向物料主管经理或厂长进行通报并等待审批结果。
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入库或进入生产领域。采购部门的最后一项工作是将物料入库。虽然这一阶段的主体工作并非采购部门，而是库房管理机构（物控部门）的主体工作。但采购部门工作人员应该与他们进行各种事物的交接，只有这项工作完成后，采购部门的工作才算是基本完成。当库房管理机构和生产部门在日后的工作中，发现物料问题还需要采购部门进行核实，核实的后向供应商进行交涉。

2.采购流程详细规则的设计
当采购部门对采购流程进行设计的时候，除了上述基本流程需要遵守以外，应该进行详细规则的制定。在制定详细规则的时候，需要考虑如下一些问题。如下表：
流程设计因素

要点	说明
流程统一	流程应该做到：同一部门负责，同一部门进行审核。避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案件审签部门太多，影响作业时效。
便于实施	为了更好地完成采购任务，采购流程的设计应该便于采购主管进行监控、便于采购人员自行考核自己的工作、便于采购人员的业务处理。其基本做法是：对于一些受环境影响较小的项目，进行刚性管理，例如采购总体预算；相反则要进行柔性管理。
权责任务	各环节的负责人和审批人员的权利与义务以及任务要明确。譬如，请购、采购、验收、付款等权责均予区分。
实时监督	流程设计完毕的后应该与具体采购人员进行日常联系，向其询问流程设计是否严密等，如果问题积攒到一定程度，能够证明流程设计的某个环节不合理，设计人员应该尽心改进或完善。