物料管理办法范本

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物料管理办法范本

第一章   总  则

第一条  为规范物料的计划、采购、仓储、出入库等内部管理流程,控制存货采购成本,防范存货呆滞积压的损失风险,促进公司经营管理水平和经济效益的提高,特制定本制度。

第二条  本制度中存货范围是公司在生产经营过程中为生产或销售而储存的各种有形资产,包括原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、委托加工材料。

第三条  存货管理的一般原则:
1、计划性原则  存货的采购、生产领用应按已审批的计划进行;
2、合同控制原则  除临时性的零星采购外,所有存货采购均应先签订合同,并按审批程序报批后方可实施;
3、职责分离原则  存货管理的不相容职务应实行部门或岗位的职责分离,如存货的计划与采购,采购与价格(合同)批准,采购与入库(验收),仓管与财务记录,销售与仓管,收、付款与账务处理等实行分离;
4、凭证记录原则  存货的收、发、转移等应有相关凭证记录;
5、账实相符原则  存货的会计记录应与实际的数量、品质、状态相一致。

第二章   职责划分

第四条  存货管理中仓储部门的责任划分
① 以“定货通知单”为依据对存货办理验收入库;
② 通知质检部门及时检验;
③ 打印“收料报告单”并提交审核签字;
④ 制作登记“物料存卡”;
⑤ 拒收料的堆放及备查;
⑥ 编制及保送“仓存日报表”;
⑦ 依据“定额”或“超定额”、“补充领料单”发料;
存货盘点
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第五条   生产部门职责划分
①编制月度(季、年)物料需求计划
②对采购部门采购实绩的考核;
③编制外协件的需求计划;
④临时性采购计划的下达及审批;
⑤生产领料单的制作及下达;
⑥“超定额”或“补充领料单”的审批及下达;
⑦参与合格供应商的评审;
⑧参与对生产环节物料及半成品的盘点分析。

第六条   采购部门职责划分
①依据“物料需求计划”拟订“采购合同”;
②分解“月度采购计划”;
③下达“订货通知单”;
④对市场价格调整的收集处理;
⑤对“订货调整(取消)通知书”的处理及执行;
⑥协助物管及质检部门对存货进行验收入库;
⑦订单执行情况进行跟进;
⑧发票及货款跟进;
⑨参与“合格供应商”的评审工作;
⑩设定采购周期,达到经济订货量的要求;
⑾其他物料的采购工作。

第七条    财务部门职责划分
①月(季、年)物料需求计划的审核;
②根据采购资金需求计划筹集资金;
③入库物料数量的核对;
④发票及有关入库手续的审核结算;
物料价格监控及差异分析;
⑥经济存货量的考核;
⑦参与合格供应商的评审;
⑧参与临时性采购计划的审批;
⑨参与对采购部门采购实绩的考核;
⑩负责组织对存货的盘点,并对盘点结果进行分析。
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第三章   供应商管理

第八条   供应商优化管理
供应商优化属品质部重要职责之一,品质部应主导推动供应商优化工作,对供应商优化,并有足够的否决权和调整权,制造、财务等部门须积极配合。

第九条   合格供应商评定
1、项目投产初期,由品质部负责组织收集、筛选有关供应商资料,并组织技术、制造、财务等有关部门进行审评,编制《合格供应商清单》,并报总经理批准后下发相关部门执行,制造部据此采购,财务部据此验收付款结算。
2、生产经营初期,每月由品质部组织相关部门对供应商进行评审,优胜劣汰,重新编制《合格供应商清单》。待合格供应商逐渐稳定后,每半年评审一次。

第十条   临时新增供应商评定
1、当合格供应商无法满足新的物料需求或无法达到公司对现供物料在品质、价格、供货期等方面的要求时,采购员及其他有关部门需新增供应商时,由需求人员提供物料清单或新增加的供应商名单,交品质部初评;
2、初评合格后,由采购员联系供应商提供所需物料样品及供应商资料;
3、技术部门对样品进行检测合格后交品质部确认;
4、品质部对供应商情况进行评估和评审,并组织技术、制造、财务部商谈价格及服务;
5、经总经理批准后的新增供应商由财务部纳入合格供应商系统中,进行编码;未经审批程序采购物料拒绝检验入库,拒绝付款。

第四章  存货采购计划
第十一条   采购计划是存货管理的首要环节和重要环节,加强计划管理是加强存货管理,提高存货周转速度的主要手段,采购计划分为季度、月度采购计划及临时性采购计划。
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第十二条   季度(半年)物料需求计划
制造部根据每年初公司制定的有关年度生产计划大纲,以及对生产情况的合理预计,作出“季度(半年)物料需求计划”,并提交总经理审批。采购部门依据该计划及《合格供应商名单》拟定“采购合同”。“采购合同”是公司与供应商签订的意向性采购计划书,一般每季度(或半年)签订一次。具体执行合同标的以公司发出的“订货通知单”为准。
采购部门将拟定的“采购合同”连同“季度(或半年)物料需求计划”、“采购合同审批表”依次提交制造部长、财务部门审核并呈总经理审批后方可与供应商正式签订。
采购部门应对合同的全部内容负责,制造部主要审核合同的计划性,财务部门主要负责审核价格,总经理负责合同的批准确认。

第十三条    月度采购计划表
采购部门依月度生产计划表及技术工艺部门制定的材料工艺定额标准,考虑采购周期生产和仓库库存动态情况,结合公司的零部件加工能力,合理编制“月度采购计划表”。报制造部长及财务部门审核后呈总经理批准,与“采购合同”共同作为采购实施的依据。

第五章  采购价格的确定及订单审批

第十四条   以制造部长和采购员为主,财务部参与供应商采购价格谈判;

第十五条   制造部根据供应商报价,提出意见,交由品质部门会签,财务部审核后,报总经理批准,然后由供应商签字盖章确认生效;

第十六条   未经总经理审批的价格无效,财务部应拒绝付款。
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第十七条   采购订单的审批流程:
1、一般情况下,要求采购价格协议签署后方可下达采购定单,特殊情况下可先采购,再定价,但定价时间不得超过物料入库起算30天。
2、采购员根据计划编制采购订单。
3、采购订单由制造部长审核,报主管副总经理审批执行,并报由品质部、财务部备案。
4、对违反上述审批权限的采购定单,仓管员不得办理入库手续。

第六章  存货采购实施

第十八条   下达“定货通知单”
日常采购实施采用“订货通知单”形式。“订货通知单”是公司与供应商签订的“采购合同”的实际履行文件,也是公司仓库允许收料、财务同意结算的必要依据之一。
采购部门依生产计划和已签订的“采购合同”、仓库实际库存动态及公司订货批量政策,将月度生产计划表分解到各供应商,发出“订货通知单”。
“订货通知单”需分年度连续编号,呈制造部长审批。然后以传真或其他由供应商签收确认的形式发出。

第十九条    定货数量及价格的确定
“订货通知单”累积订货数量一般不得超出“采购合同”。因生产原因确需超过,需呈总经理特别批准并补签合同。
“订货通知单”价格不得高于采购合同规定的价格。如市场价格已低于合同价格,采购部门必须按新的市场价格发出“订货通知单”;如市场价格已超出合同价格且供应商特别要求的情况下,可依核价程序呈总经理核准后执行。
非特殊情况不允许发出无价格“订货通知单”。

第二十条    订货的调整、取消
如因生产计划的变更等原因需调整或取消订货,采购部门应及时与供应商联系,发出“订货调整(取消)通知书”。
对订货的调整、取消,应尽一切努力争取供应商的配合、支持。如供应商不考虑我方实际执意要继续执行,则执行完该订单后,暂停订货。待来年进行合格供应商年审时取消其资格。采购部门日常发出订单时应考虑此因素,尽量将订单做细,以避免囤积物料。
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第七章  存货的检验和入库

第二十一条   物料验收入库原则
①公司所有物料都必须由仓库办理验收入库手续,除办公用品等公司另有规定的以外,其他任何部门均不得代替仓库验收。
②除特殊采购或公司另有规定的以外,所有采购物料的实物入仓必须以“订货通知单”为允收依据。无“订货通知单”仓库不得办理进仓手续。
③未经质检部门判定为合格品的物料不得验收入库。仓库应将供应商送来的经质检部门判定为不合格品的物料置放于待退料区并做明显标识,不合格物料严禁发出使用,严禁与合格品混杂堆放。
第二十二条    验收、入帐流程
对供应商送交的物料,仓管员应根据“订货通知单”及送货单位开具的正规的“送货单”,仔细核对物料品名、规格、包装、数量,确认无误后在“送货单”上签名,并分别按以下情况处理:
①对当天能办妥质检手续且质量和数量都符合要求的物料,仓管员应及时将“送货单”连同质检报告提交仓库总部,由仓库总部电脑输单员打印“收料报告单”(注:应注明质检报告单号),并由仓管员在“收料报告单”上签收后提交仓库主管签名确认。仓管员凭“收料报告单”及时登记“物料存卡”。“物料存卡”要置于物品显眼位置。
②对当天不能办妥质检手续的,由仓管员在“送货单”上加盖“未质检”,暂按包装收件,请供应商在3天内持本单到本公司仓库换领正式“收料报告单”。
对未开“收料报告单”或其他原因暂存于本公司(但未入电脑帐)且尚未退回、处理的物料,仓库需用明显的标识与正常物料相区别,并设立专门的备查簿进行登记。
供应单位换领“收料报告单”时,仓库应要求与经办人在“收料报告单”结算联和仓库联备注栏签名并注明换领日期。
③各仓库的仓管员应将每日的收料情况登录于电脑“仓存日报表”,还应同时登录上月结存、当日进入、当月累计进入、当日发出、当日结存等详细数据。
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第八章  采购结果的跟进、考核

第二十三条    订单执行情况跟进
采购部门经办业务员应根据质检报告、仓库日报表等及时跟进订单执行情况,采用“订单执行情况登记表”形式管理。对无定单送货不得办理入库手续。对生产中临时采购的急需物料,必须经制造部长及财务部长审批方可购买,验收入库,月终对无定单库存需盘点考核,对无定单库存比例上升的原因要由生产计划部门作出分析,调整采购计划表,提出改进措施。

第二十四条    货款结算跟踪
采购部门与财务部门共同负责货款结算的跟踪。其中采购部门负责根据合同、订单及订单执行进度、发票收取和已付货款等情况提出资金需求计划和付款申请;财务部门负责核对已收物料及相应发票、已付货款数,对付款申请签署审核意见。

第二十五条    存货周转管理及考核
根据生产特点,存货周转期超过三个月或自采购入库之日连续一个月未使用的存货既视同呆滞品,由财务部对采购部门提出预警,按照呆滞物料管理办法进行考核。

第九章  订货批量及采购周期

第二十六条    采购部门应会同相关部门对各种物料分类设定采购周期,并考虑××行业的特点,及资金、采购成本等因素,设定最高存量最低存量经济批量等指标值。日常采购尽量按最优经济批量组织。

第十章  存货领用及发放
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第二十七条   生产定额领料
制造部每日向车间下达“每日生产通知单”的同时,依“每日生产通知单”的排产数量和工艺技术部门制定的工艺定额标准,编制、打印“生产定额领料单”。
“生产定额领料单”经制造部部长或其授权人签署批准后,随“生产通知单”同时下达,作为仓库定额发料的唯一凭证。
对于某些难以分批领用或分批领用难以适用于生产的物料,允许按月度排产计划分批领用。

第二十八条   超定额领料
车间因加工报废、超定额损耗等责任原因需超定额领料的,须填制“超定额领料单”办理。
“超定额领料单”由车间主任签署并报制造部,核准后交仓库发料

第二十九条   补充领料
生产过程中发现材料质量不合格并将不合格材料退回仓库后,车间可凭仓库已签收的“生产退料单”填制“补充领料单”,办理补充领料。   
第十一章   存货盘点制度

第三十条   各类存货必须作到日清月结,保管员每月对存货明细帐及存货卡进行核对,对实物进行自查。财务部将不定期对各类存货进行抽查。

第三十一条   财务部将组织有关人员每半年对各类存货进行大盘点,查找差异原因,对相关责任人进行责任处罚。

第十二章   附则

第三十二条   本制度由财务部负责制订并解释。

第三十三条   本制度自  年  月  日正式执行。

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