采购与国际采购

zmay12年前采购管理7
一、采购的目标、分类和程序

(一)采购的目标
简而言之,采购的目标是:在适当的时间,以适当的供应源,以适当的价格,获取适当数量和适当质量的物资。这一目标点明了采购的主要关注点,不过要理解它需要对其进一步加以明确。

1.采购具有时效性
物品的采购必须及时,要满足企业组织生产经营的需要,因此采购要能向企业提供稳定的村料和服务流以满足其需要,避免供应的中断。适当的时间又意味着不能简单地提前购买大量物料来保障生产经营的稳定性,因为物料有库存成本,要占用企业的流动资金,另外,还有库存过期报废的风险。

2.供应源的适当指的是供应商是否是能够满足企业要求的合适的供应商供应商的合适与否,不仅在于其产品的质量和价格是否满足企业生产经营的需要。因此,供应商的生产能力是否充足,是否重视客户的要求,具有合作精神,能否能提供必要的售后服务支持、技术支持;对于高速发展的企业,是否能够跟上该企业的发展需求,提供持续的供应等等,都是考察供应商是否合适的重要方面。

3.价格的适当并不意味着最低的价格是最好的价格
价格足否适当的唯一标准是:供应商提供的物品是不是对企业运作和发展最有利。供应商给出的价格往往是对应于相应的产品质量、服务、物流水平的,这些都会影响企业的效益。因此要考虑采购的综合成本,只有综合成本最低的报价才是好的价格。此外,供应商的价格不是可以无限下降的,供应商也有自己的成本、如果一味迟求低价、很可能落入陷阱。比如,供应商先用低价取得合同,再找出种种借口提价,而此时采购方已经投入了前期的采购成本,若再更换供应商可能影响自身的生产,这样采购方反而得不偿失。所以,采购人员应该认真了解供应商的成本情况,给供应商以合理的利润空间。

4.数量和质量是否适当主要是看企业的需要
在数量上,主要是要考虑采购的数量满足企业正常生产经营的需要,同时采购要有一定的规模,满足规模经济,团为每次采购都有采购和物流的成本,采购量过少会造成本过大。还要考虑采购商品的价格波动趋势,对于价格可能上升的商品要考虑增加采购量。在质量方面。过高或者过低都是不适当的:要求过高,会造成成本的不必要上升,而要求过低,那么对企业产品的市场竞争力和综合采购成本都是不利的,关键看企
业产品的市场定位是高端还是低端,以此来采购符合质量要求的产品。
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(二)采购的分类
采购按其对象或模式的不同可以有多种分类方式:

1.按对象分
(1)采购按对象可以分为有形采购、无形采购和项目采购。有形采购的内容包括企业需要的原料、辅助材料、半成品、零部件、成品、固定设备及MRO(Maintenance Repair Operations,维保用品)的采购。无形采购主要是服务和技术采购。项目采购是针对土建工程等特定项目进行的采购。
(2)采购按对象还可以分为直接物料采购和间接物料采购。直接物料是与企业产品生产直接相关的物料,它是企业采购中量最大的部分。间接物料是与产品不直接相关的物料,包括MRO和ORM(Operation Resource Management ,运营资源管理),MRO是维持企业生产经营持续进行所需要的维护修理装配等备品、备件,ORM是企业日常采购的办公用品、运营日用品和服务等。间接物料尽管采购量不大,但往往采购品种繁多。
(3)在国际制造业中,一般把采购品协分为三类,即BOM采购、NON-BOM采购和转卖品采购。BOM(Bill of Materials,原料零部件)是指直接进入产品的生产用原村料、零部件以及半成品。NON-BOM是指非生产性材料,如设备、固定资产、工具、一般用品等。转卖品(Resale)则是指不在本企业生产制造,从供应商处采购的印有本企业商标的成品。

2.按模式分
采购按模式可以分为招标采购和询价采购两种方式。而随着精益生产的推广,JIT(即时制,Just In Time)采购也获得了广泛应用。

招标采购是通过公开招标的方式进行物资和服务采购的一种行为。它是通过在一定范围内公开购买信息,说明拟采购物品或项目的交易条件,邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价,经过分析比较后,按既定标准选择条件最优的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。

询价采购是指采购者向选定的若干供应商发出询价函,让供应商报价,然后根据各个供应商的报价而选定供应商的办法,它是国际上通用的一种采购方法。询价采购过程简单,工作量小,采购成本低效率高,但由于选择范围所限,所以供应商不一定是最优的,所以询价采购较适用于数量较少、价格罗低或急需商品的采购。

JIT采购是在日本企业即时制生产中采用的采购模式。所谓即时制生产,其基本服想是,只在需要的时间内,按需要的量生产所需要的产品,彻底杜绝浪费。它是对传统大规模生产方式的一种革命。传统生产方式往往是一种面向库存的生产,也就是说,先大量生产存放在仓库中,以满足消费者的需求;而即时制生产方式追求一种无库存生产系统,或是库存量最低的生产系统,从而追求对市场变化做出快速反应并,并且降低库存成本,消灭库存过多造成的各种浪费。和即时制生产相配合的JIT采购是一种合作型供应模式。在供应商的选择方向,JIT采购关注的不仅是供应商的产品质量和价格,更关注供应商的合作能力和产品开发能力,往往要求供应商从产品的开发初始就介入进来,而不仅仅是由客户设计交给供应商生产,供应商的长期合作能力受到很大重视;一旦选定供应商往往很少更换;日常的采购是一种小批量高频率的采购。
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(三)采购的流程
要做好采购工作,采购人员必须对采购的流程有深入的了解。采购流程会因为采购的对象、采购的方式不同而不同,但基本的流程是一致的(如下图所示)。
采购基本流程示意图

第一步,采购来自于企业中相关部门的需求。这种采购需求可以是生产部门提出的原材料或零部件的采购需要,可以是设备部门提出的某种生产设备的采购需要,也可以是综合管理部门提出的办公或后勤用品的采购需求。当然,我们主要关注的是其中的主体部分、也就是生产部门的需求。
第二步,供应商选择。采购部门收到需求后,要找到相关的供应商满足需求;而供应商的质量、价格、交货期、服务要能够满足企业的需求。
第三步,签订供货合问。合同是供需双方为明确双方权利和义务而签订的具有法律效力的书面协议。在供货合同中,除了明确供货的内容、价格、期限、装运、检验、付款、保险等内容外,对争议与索赔等事项也都要作出相应的约定。
第一步、第二步、第三步是属于采购的前期工作内容。前期工作内容往往比较复杂,是采购中的关键环节,对从业人员的能力要求较高,必须加以重视。
第四步,下订单。也就是根据企业生产经营节奏的需要从适当的时机发出采购订单
第五步,跟单与过程控制。在发出订单以后,采购部门并不是简单地等待供应商送货,而应该对订单进行跟踪与控制,防止由于供应商供货不及时影响企业的生产。在此过程中,采购方需要经常询问供应商的进度,甚至进行现场走访。当然,越是关键的、大额的订单重视程度越高。供应商的供应就是针对采购方的订单安排生产、发运,供给采购方所需的货物。
第四步、第五步的工作是属于采购的后期工作。这部分工作更多的是程序性的工作,对采购人员的能力要求相对较低。

除了以上属于采购部门的基本工作程序以外,一次完整的采购还包括了对产品的检验,对不符合要求的货物进行退货处理、办理结账手续并记录存档等工作。
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二、国际采购

(一)国际采购的定义
国际采购,从字面上理解,即跨越国境的采购。前面已经说过,企业的采购并非个人简单的购买活动,而是为企业获取供应的过样。从这个角度而言,国际采购在业界被称作“国际寻源”(International Sourcing),即从企业所在国以外的国家的供应商处获取供应的过程。也有一些国际领先的大企业用“全球寻源”(Global Sourcing)取代“国
际寻源”一词。美国的蒙克萨(Monczka)和特伦特(Trent)教授将“国际寻源”定义为:“对于跨国企业分布于全球各地的业务部门的要求的整合与协调,从普遍意义上寻求合适的产品、服务、技术和供应商。”

(二)国际采购的决策条件
ALPS(阿尔卑斯)制造组织的诺尔(Raul Casillas)曾建议:为帮助企业决定一个零件、一个产品或一个流程,是否要采用国际采购,可以参照以下问题:
(1)该项零件、产品或流程所指向的最终产品是否有“相当的”市场销量?
(2)该项零件产品或流程所指向的最终产品是否有至少两年以上的寿命期?
(3)该项零件、产品或流程所指向的最终产品是否属于重复性生产或组装产品?
(4)该项零件、严品或流程所指向的最终产品是否具有稳定的需求?
(5)该项零件、产品或流程是否有明确的技术规格要求或成熟完善的设计图纸?
(6)该项零件、产品或流程是否在国内寻找不到价格合理、质量达标的供应商?
如果对于上述六个问题的问答是肯定,那么就要进—步评估企业内部是否具有必要的支持条件:
(1)企业内部有没有足够的技术资源支持国际采购可能会带来的产品设计生产流程的改变?
(2)企业是不是能够有足够的时间用以消化现有在库及在途库存?
(3)企业是不是能为相关人员提供必要的培训,使他们能够胜任与海外供应商之间的业务往来及对海外供应商提供各种必要的业务支持?
(5)企业管理层是否愿意改变现有的业务交易模式甚至政策?
(6)企业是否对国际采购环境有足够的了解—现有及预期的汇率、关税的影响、别国可能提供的产品或技术、对方国家的政治环境、本国及别国的主要经济指标?
如果对于上述问题的回答也都是肯定的,那么国际采购对于该企业而言就是必要且现实可行的选择了。
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(三)国际采购的特殊性
由于国际采购涉及跨国作业,作业流程相对国内采购而言要复杂得多。

1.国际采购涉及的主体多无化
国际采购不仅涉及交易的买卖双方,而且涉及买卖双方所在国的相关立法机构、海关、商检、银行、运输等部门.以及在此过程中为企业提供配套服务的中间如报关行、货代企业等。

2.国际采购环节多,手续复杂
国际采购涉及环节包括:
(1)商务环节:是买卖双方围绕合同而展开的一系列业务环节。具体包括:
①业务磋商。磋商内容涉及:质量及数量的确定、询价、发盘、还盘、价格条款、双方责任与费用的划分、交货期与付款条件的确定、合同支付与索赔等。
②业务履行。具体指卖方根据合同组织货物或服务的交付,买方根据合同监督卖方的履约过程并给予必要的协助。
③支付与索赔。具体指买力按照卖方的履约进度,依据合同进行相应的支付;并对卖方在履约过程中出现的质量、数量或时间上的偏差依据合同进行相应的索赔以及卖方的理赔过程。
(2)物流环节:国际采购的物流环节主要涉及卖方向买方实际交付货物的过程,具体业务活动包括:
包装
②租船、订舱;
③装箱(整箱或拼箱);
④货物在卖方所在国的国内运输;
⑤报关、商检;
⑥货物在途过程;
⑦货到目的地的海关、商检;
⑧拆箱(拼箱货);
⑨货物在买入所在国的国内运输等。
(3)支付环节:国际采购中由于买卖双方分处两国,且涉及不同货币之间的兑换问题,同时由于货物交付用期较长,为确保买卖双方的合理利益得到有效保护,一般多采用以银行为中介的支付模式,其中最常用的支付手段有银行电汇、托收、信用证等方式。

3.国际采购中货物的跨境交付有着特殊的物流要求
国际采购涉及的跨境交付时间长、距离远,风险发生的种类相对复杂,发生概率也较大,同时国内采购的多环行也决定了作业单据的多样化和业务手续的繁杂性。此外,国际采购还会涉及由于文化的多元化而带来的语言障碍、沟通障碍和距离造成的时间差、高昂的差旅成本、通讯费用等。因此、若非特殊原因,企业往往不会选择国际采购。
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(四)企业国际采购的原因
企业选择国际采购的原因有以下几种:

1.质量
出于在国际采购中企业可以在全球范闹内寻求供应商,也就意味着企业有更大的选择余地。当企业难以在本国寻找到符合自身质量要求的供应商时、国队采购就成为必要的选择。例如,美国的波音公司和法国的空中客车公司就是各国航空公司首选的飞行器供应商。

2.成本
前面说过,采购成本占企业销售收入的很大部分,企业出于自身市场竞争力的考虑,总是在努力挖掘成本下降的空间,国际供应商的低价格也就成为跨国采购的主要功因之一。例如,沃尔玛将中国作为其主要的国际供应源,就是出于降低采购成本的考虑。事实上,由于中国的廉价劳动力优势,中国巳经成为跨国公司中重要的一环,跨国公司纷纷把产品价值链中的劳功密集型环节转移到中国完成,使得中国最终成为当今的“世界工厂”。

3.技术
有时企业所需的物料、产品或服务涉及较高的技术要求,而这种要求又是国内供应商无法达到的,此时国际采购包就成为不得不采取的选择了。例如,我国铁路部门从日本引进的新干线技术。

4.服务
海外供应的有时还能提供比国内企业更优的售后服务,尤其对于高科技产品或有较长生命期的高价值耐用品,如机器设备供应商的售后服务水平是企业采购决策中一个非常重要的考虑内素。例如,美国知名建筑工程制造企业Caterpillar公司,利用卫星跟踪系统为其客户提供全球范围 以内的故降诊断与维修服务。

5.政策原因
还有一种国际采购是由于政府间的易货贸易协定的规定或企业为进入一国市场不得不满足东道国政府本地采购的规定而进行的。

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