一、采购部门的职能
采购部门的职能通常有：
1、分析公司原材料市场品质、价格等行情；
2、寻找物料供应来源，对每项物料的供应渠道加以调查和掌握；
3、与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商的资料；
4、要求报价，进行议价，有能力的可进行估价，并作出比较；
5、验收进厂物料的数量和品质；
7、对供应商的价格、品质、交货期、数量等作出评估；
8、掌握公司主要物料的市场价格起伏情况，了解市场走势，并加以分析和进行成本控制；
9、依采购合约或协议控制交货期；
10、对呆料和废料的预防和处理。

二、采购组织
采购的组织因企业的大小、采购的功能等因素而定。小型企业只需一个采购经理域 再加一位采购助理，或附属于财务部门或生产部门，如图1所示，指定某人负责。

图1   采购部在小型企业中的组织地位

大型企业则设采购部门，其专业功能细分为地区采购部门或产品类采购部门等，如图2所示。

图2  采购部在大型企业中的组织地位

其次，采购部门必须与其他部门之间保持协调的作业关系。采购与财务部门的关系有采购预算、支付政策；采购与生产部门的关系有采购日程、采购数量等。采购与销售部门的关系如图3所示。

图3  采购与销售部门的关系

采购与其他部门（如运输、仓库、品管部等）的关系也需保持协调，便于物料的运输配合。与交货时间、仓库的收料通知、品管部的品质检验、品质标准等都有直接的关系。
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三、采购方式
采购方式可分为两种：一种是集中采购，一种分散采购。集中采购是指企业的采购由总公司的采购部负责，分公司直接向总公司申请物料，而不能自行采购；分散采购是公司各部门自行负责本身所需物料的采购事宜。集中采购和分散采购的优缺点如下：
1、集中采购的优点
（1）大量采购可享受折扣的优惠且易获得所需的物料；
（2）容易获得品质一致的物料；
（3）有利于采购技术的专业化；
（4）可节省订购成本。
2、集中采购的缺点
（1）作业流程太长，缺乏弹性；
（2）不能因地制宜，丧失有利的时机和价格；
（3）对紧急需求物资不能及时供应。
3、分散采购的优点
（1）作业速度增快；
（2）有效地利用当地资源；
（3）权责分明，易于管理。
4、分散采购的缺点
（1）订购成本过高；
（2）不易享受折扣优惠；
（3）物料品质不易达到一致。

四、采购的定价方法
1、议价  议价是指买方与供应商以商议方式决定其所需的物料。适用场合为：
（1）供应商仅有一家，而无其他竞争者；
（2）迫切需要时。
2、比价  比价是指买方函告有关厂商，定期前来报价，并以议价方式选定供应厂商。其使用场合为：
（1）合格的投标厂商不足三家；
（2）采购的物料必须保密，不能公开招标；
（3）经公开招标后，可能会有违标现象发生。
3、招标  招标是指买方以公告方式，召请供应商定期前来报价，并以公开标价的方式选定供应商。该方法在供应商有三家以上时可付诸实施。
4、询价现购  该法是指买方直接向市场询明价格，现货采购或称市场选购。使用场合为采购数量少且价值不高的物料。
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五、采购跟催与评核
采购人员提出订单后，需常与供应商保持联络，确保购料品质、数量和交货准时。对于大规模的采购，必要时可派人员长驻工厂跟催。
对采购人员或采购部门的评核，最常用的是经营绩效率评估。
                         采购费用
经营绩效率 =   --------------                         
                          销售额
六、物料供应商的选择
1、选择供应商的意义  选择供应商是采购工作中一项非常重要的工作。供应商供应物料的顺畅，可以使生产连续进行；供应商提供物料品质的稳定，可保障生产产品的品质稳定；供应商提供物料质量的准确，可使公司生产数量准确；供应商交货准时，可保障公司出货期的准确；供应商能与公司直接交流，可使双方的工作进度顺利。因此，选择正确的供应商对公司的生产和销售有直接的影响。
2、良好的供应商应具备的条件  一个良好的供应商，应该有以下几大主体：
（1）优秀的企业领导人；
（2）高素质的管理干部；
（3）稳定的员工群体；
（4）良好的机器设备；
（5）良好的技术；
（6）良好的管理制度。