采购管理之采购预算

zmay16年前采购管理48

采购预算是指根据各类物料信息的收集处理的后,制定的一种在一定计划期间(年度、季度、月度)内,编制的物料采购用款计划。采购部门在采购预算下,进行采购。

1.采购预算编制的依据
采购预算编制的依据就是:在某一计划期间(年度或季度或月度)内,生产和经营维修所需材料的计划总需求量。由生产部门根据企划和营销部门制定的销售计划,结合生产部门的自身特点编制生产计划表,的后,生产部门综合生产部门的剩余物料和物料管理部门的库存水平,制定物料计划单。

采购部门根据生产部门的物料计划单、各类非生产性物料计划制定总体计划需求。非生产性物料往往由需求部门自身进行保管和使用,因此,往往不涉及其他部门的联系。所以,各需求部门往往采用相同时间段的使用情况进行申报。

2.编制预算流程
采购预算的目的就是为了更好的生产产品,实现战略目标。因此,编制预算的第一关就是审查工厂以及部门的战略目标。

审查企业以及部门的战略目标。审查总体战略是否对各部门产生了影响,如果有些部门没有严格按照总体战略的要求进行工作,就需要让该部门与总体战略保持协调。例如,企业的总体战略是在未来三年内,生产的产品进入市场前三名。第一年的目标就是用价格低廉质量适中的产品进入销售渠道,而生产部门的总体思想是:打造坚固耐用,人人称好的产品。显然,这两者思想有着区别,总体目标是:快速打入销售渠道,产品质量与同行业平均水平相似就可以了,保证产品的更新速度。而生产部门却要打造一种“陪伴终生”的产品,那么对采购物料的质量要求就非常严格。显然,这种思想不利于利润的增长,以及采购工作的开展。
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审查的另外一个目的就是:保证在总体战略的前提下,各部门的间的工作有一个好的协调。例如,财务部门是否按照要求给与采购部门快捷、方便的支持,因为快捷和方便是一种多向的行为。财务部门很好的支持了采购部门,采购部门很好的配合了供应商,供应商提供的物料很好的支持了生产部门,生产部门很好的支持了营销部门,营销部门所销售出去的产品,最终又回到了财务部门。同理,在这的间的任何一个环节出现问题,都会影响整体工作的进展。

制定明确的工作计划。领导层根据发展态势和市场情况,制定出战略后,各部门管理者根据本部门的自身特点,制定出本部门的业务活动特点和范围,据此制定出详细的工作计划。工作计划制定出后,就明确了本部门的工作活动所涉及的物料产生和支出情况。

确定所需的初步资源。根据工作计划,各部门的管理者结合目前部门物料资源的情况,确定要实现工作计划所需要的人力和物力资源需求。

提出准确的预算数字。上述工作完毕的后,管理部门应该结合可能出现的问题,进行资源的预留。最终再结合确定的初步资源提出准确的预算数字。这一步骤可以和上一步骤同时进行,以利于减少流程环节。但对于某些企业,例如跨国企业或全国性企业来说,因为部门的庞大,这一环节以单独成立为宜。

汇总。各部门提出本部门的准确预算数字的后,企划部门或某个机构(例如厂长办公室)就应该对各部门提出的预算进行汇总。

审议预算。汇总的后交由企业的领导层或机构(诸如“厂长办公会议”)进行审议。在审议过程中,应该听取重点部门的意见。例如财务、生产、采购、物料管理等部门。
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3.采购物料的价格确定
物料价格的确定是整个采购过程的核心环节,它关系着整个采购成本的高低。因此,首先要进行市场价格信息的收集。

市场价格信息收集。对于任何一件事情的处理,原则上都需要进行信息的收集。对于这一点“知己知彼,百战不殆”,就能说明一切问题。市场信息的变化有时候比较频繁,有时候却比较稳定。但采购人员不能够因为,市场信息的稳定就忽略了信息的收集。

正如对“经济泡沫”有一个共识就是:当大家都认为产生了经济泡沫时,其实正好是经济泡沫破灭的时候。因此,当大家都认为市场信息稳定的时候,也不能排除稳定的价格市场已经走到了尽头。对于各种微小的变动要保持沉着的关心。

采购价格的确定。物料价格的确定不仅仅考虑市场价格,还要考虑采购预算、利息负担、运输和验收等环节的损失、运输费用等多方面的因素。这时的采购价格只是一种采购价格预估。

采购价格预估通常的做法是:依据采购历史资料、市场行情、供应商所提供的资料、各类媒体信息、行业协会研究报告等信息资料加以分析和比较,测定初步采购成本。初步采购成本一般包括:直接成本(直接劳工和直接物料成本)、间接成本(生产残废料费用、物料存储管理费用、生产日常费用等)、总体行政费用。

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