记录控制程序
1.目的
规范质量记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量体系的运行状况，为产品的可追溯性以及为采取改进、纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围
适用于本公司质量体系运行和产品质量相关记录的标识、贮存、检索、保管和处置控制。
3 职责
3.1 质量部文控负责各部门质量记录的编号，各相关部门确定设置本部门所需的质量记录文件，交文控编号，统一管理和印刷。
3.2 质量部文控负责公司内部质量记录文件的保管和处置，每月由各部门文员或相关责任人将本部门质量记录交质量部文控中心存档。
3.3 各相关部门负责本部门质量记录的使用、填写、收集、传递、整理、临时保存。
4 工作程序
4.1 质量记录设置原则
4.1.1 为证明质量符合规定的要求和质量管理体系有效运行，根据质量管理体系文件及可追溯性等要求，设置质量记录。
4.1.2 质量记录的设置，必须满足以下要求：
a）从质量管理体系的整体出发，做到协调、统一、不重复、无遗漏；
b）根据本公司实际情况，质量记录应为真实的原始数据和现象的描述，使其满足必要性、实用性和经济性要求；
c）应在其相关的程序文件或第三层次文件中说明其责任部门，保证文件与质量记录的协调一致。
4.2 质量记录格式的设计原则
4.2.1 质量记录表的设计，要求简单明了，填写方便。
4.2.2 质量记录应明确责任者或责任部门，有日期、填写人签字栏目和传递部门。
4.3 质量记录分类
4.3.1 与产品质量有关的记录,主要有：
a）原材料、半成品和成品的质量验证和检验记录、型式实验报告；
b）工序控制记录包括生产现场生产流程卡、测试数据记录、各种检验和仪表设备计量记录、产品装箱及发运记录、不合格品处置记录等；
c）采购记录、合格供方控制记录；
d）生产管理中各种记录；
f）制造过程关键工序的控制记录；
e）所有合同、用户服务、维修记录及用户信息反馈等记录；
4.3.2 与质量体系运行有关的记录，主要有：质量策划、管理评审、供方评定、纠正措施和预防措施、内部质量审核、质量管理体系外审记录、培训及考核等记录；
4.3.3 外来的质量记录，如供方的质量记录；
4.3.4 产品设计开发过程中的相关记录；
4.3.5 其他；#p#副标题#e#
4.4 质量记录的形式及填写要求
质量记录的形式分为书面文字和电子文档两种。
4.4.1 质量记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，在信息发生的当时如实、准确、完整地填写输入，不得发生遗漏和差错，同时记录要便于存取和检索。填写必须字迹工整、数字清楚、字母符号准确，不得随意涂改；如记录表中有不适用栏目，可用斜杠线划去，应填写栏目不允许空白。
4.4.2 如因笔误或计算错误，要修改原记录中文字和数据时，要使用单杠线划去原记录中错误的文字和数据，重新填写上正确的文字和数据，签上划改人姓名/或盖章，并注明更改日期。
4.5 质量记录的分级管理原则
4.5.1 质量部负责质量管理体系运行相关质量记录和产品质量有关记录的归档管理、保存和销毁。
4.5.2 各相关部门负责本部门有关质量记录的编制、收集、归档。
4.6 质量记录的标识和保存
4.6.1 标识
a)质量管理部文控中心根据文件/记录分类及编码的要求，确定质量记录表式的编号。
b)为保证质量记录具有唯一的标识，每一种质量记录表式均应有唯一的编号，质量部应编制在《质量记录清单》中。
4.6.2 保存
a）质量记录应妥善保存，应有相应的贮存条件，注意防盗、防火、防压、防潮、防霉烂、防日晒、防尘污、防虫蛀、防鼠咬。必要时，应复制备份。
b）各部门文员每月25日对部门产生的质量记录进行收集，交质量部文控中心保管，以防止损坏、贮存内容丢失，填写《归档质量记录登记表》，涉及保密要求的执行国家有关保密规定。
c）所有记录（包括供方提供的）应予以控制，以证明产品的符合性。
d）电子文档形式的质量记录，需复制备份保存，并按照相关管理文件执行。
e）质量记录的保存期按《质量记录清单》的规定执行。视其质量记录重要性，确定质量记录的保存期，如人员的档案、监测装置的检定校准记录、生产设备的履历等则需与人员在职时间、监测装置和生产设备的使用周期同步；其他质量记录，如无特别说明，一般保存期为一年，详见《质量记录清单》中保存期一栏规定。
4.7 质量记录的查阅、借用
4.7.1 对已归档、立卷的质量记录，凡需查阅、借用时，应由相关部门负责人批准,填写《文件/记录借阅记录表》，再由各部门文件管理人员将文件交到借阅人手中，文件归还时，将归还时间记入借阅记录，由文件管理人员将文档放回原处。
4.7.2 有合同要求时，在商定范围内的质量记录可提供给顾客或其授权人查阅。
4.8 外来记录
4.8.1 对外来记录由记录的接收部门进行编号，外来记录如果已有编号，一般延用原编号，然后登记到《质量记录清单》中，并注明“外来”。
4.9 每年年末，对各种记录和文档进行一次整理，将超过保存期的记录，按《文件控制程序》销毁。
5.相关文件
《文件控制程序》
6.质量记录
《质量记录清单》
《归档质量记录登记表》
《文件/记录作废清单》
《文件/记录借阅记录表》
规范质量记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量体系的运行状况，为产品的可追溯性以及为采取改进、纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围
适用于本公司质量体系运行和产品质量相关记录的标识、贮存、检索、保管和处置控制。
3 职责
3.1 质量部文控负责各部门质量记录的编号，各相关部门确定设置本部门所需的质量记录文件，交文控编号，统一管理和印刷。
3.2 质量部文控负责公司内部质量记录文件的保管和处置，每月由各部门文员或相关责任人将本部门质量记录交质量部文控中心存档。
3.3 各相关部门负责本部门质量记录的使用、填写、收集、传递、整理、临时保存。
4 工作程序
4.1 质量记录设置原则
4.1.1 为证明质量符合规定的要求和质量管理体系有效运行，根据质量管理体系文件及可追溯性等要求，设置质量记录。
4.1.2 质量记录的设置，必须满足以下要求：
a）从质量管理体系的整体出发，做到协调、统一、不重复、无遗漏；
b）根据本公司实际情况，质量记录应为真实的原始数据和现象的描述，使其满足必要性、实用性和经济性要求；
c）应在其相关的程序文件或第三层次文件中说明其责任部门，保证文件与质量记录的协调一致。
4.2 质量记录格式的设计原则
4.2.1 质量记录表的设计，要求简单明了，填写方便。
4.2.2 质量记录应明确责任者或责任部门，有日期、填写人签字栏目和传递部门。
4.3 质量记录分类
4.3.1 与产品质量有关的记录,主要有：
a）原材料、半成品和成品的质量验证和检验记录、型式实验报告；
b）工序控制记录包括生产现场生产流程卡、测试数据记录、各种检验和仪表设备计量记录、产品装箱及发运记录、不合格品处置记录等；
c）采购记录、合格供方控制记录；
d）生产管理中各种记录；
f）制造过程关键工序的控制记录；
e）所有合同、用户服务、维修记录及用户信息反馈等记录；
4.3.2 与质量体系运行有关的记录，主要有：质量策划、管理评审、供方评定、纠正措施和预防措施、内部质量审核、质量管理体系外审记录、培训及考核等记录；
4.3.3 外来的质量记录，如供方的质量记录；
4.3.4 产品设计开发过程中的相关记录；
4.3.5 其他；#p#副标题#e#
4.4 质量记录的形式及填写要求
质量记录的形式分为书面文字和电子文档两种。
4.4.1 质量记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，在信息发生的当时如实、准确、完整地填写输入，不得发生遗漏和差错，同时记录要便于存取和检索。填写必须字迹工整、数字清楚、字母符号准确，不得随意涂改；如记录表中有不适用栏目，可用斜杠线划去，应填写栏目不允许空白。
4.4.2 如因笔误或计算错误，要修改原记录中文字和数据时，要使用单杠线划去原记录中错误的文字和数据，重新填写上正确的文字和数据，签上划改人姓名/或盖章，并注明更改日期。
4.5 质量记录的分级管理原则
4.5.1 质量部负责质量管理体系运行相关质量记录和产品质量有关记录的归档管理、保存和销毁。
4.5.2 各相关部门负责本部门有关质量记录的编制、收集、归档。
4.6 质量记录的标识和保存
4.6.1 标识
a)质量管理部文控中心根据文件/记录分类及编码的要求，确定质量记录表式的编号。
b)为保证质量记录具有唯一的标识，每一种质量记录表式均应有唯一的编号，质量部应编制在《质量记录清单》中。
4.6.2 保存
a）质量记录应妥善保存，应有相应的贮存条件，注意防盗、防火、防压、防潮、防霉烂、防日晒、防尘污、防虫蛀、防鼠咬。必要时，应复制备份。
b）各部门文员每月25日对部门产生的质量记录进行收集，交质量部文控中心保管，以防止损坏、贮存内容丢失，填写《归档质量记录登记表》，涉及保密要求的执行国家有关保密规定。
c）所有记录（包括供方提供的）应予以控制，以证明产品的符合性。
d）电子文档形式的质量记录，需复制备份保存，并按照相关管理文件执行。
e）质量记录的保存期按《质量记录清单》的规定执行。视其质量记录重要性，确定质量记录的保存期，如人员的档案、监测装置的检定校准记录、生产设备的履历等则需与人员在职时间、监测装置和生产设备的使用周期同步；其他质量记录，如无特别说明，一般保存期为一年，详见《质量记录清单》中保存期一栏规定。
4.7 质量记录的查阅、借用
4.7.1 对已归档、立卷的质量记录，凡需查阅、借用时，应由相关部门负责人批准,填写《文件/记录借阅记录表》，再由各部门文件管理人员将文件交到借阅人手中，文件归还时，将归还时间记入借阅记录，由文件管理人员将文档放回原处。
4.7.2 有合同要求时，在商定范围内的质量记录可提供给顾客或其授权人查阅。
4.8 外来记录
4.8.1 对外来记录由记录的接收部门进行编号，外来记录如果已有编号，一般延用原编号，然后登记到《质量记录清单》中，并注明“外来”。
4.9 每年年末，对各种记录和文档进行一次整理，将超过保存期的记录，按《文件控制程序》销毁。
5.相关文件
《文件控制程序》
6.质量记录
《质量记录清单》
《归档质量记录登记表》
《文件/记录作废清单》
《文件/记录借阅记录表》
