采购管理制度
一、目的
为规范公司采购流程，加强采购作业管理，保证公司进购物品质量、价格优势，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，最大限度维护公司利益，特制定本管理制度。
二、采购范围
本制度适用于公司采购所有物品（生产用各种原材料、辅油、零配件备件、固定资产、劳保用品、办公设施用品、车辆保险等）的采购。
三、采购要求
1、公司生产用所有原材料、辅油、公司全体车辆保险业务在年初应采取招标方式购进，综合评估后，与供货商进一步议价，确定最终价格，上报公司总经理，并附参与招标的单位详细报价信息。
2、公司生产用零配件（生产设备配件、泵管）从厂家定点购进，提前做出配件储备计划，编入全面预算中。
3、其它物资（总价值超过1000元）的物资购进，应有三家以上供应商提供报价，在衡量服务、质量、其性价比后，进行购进，报销时附三家供应商的单位名称、报价等详细信息。
4、小类物资（价值在1000元以下）的采购，由采购人在市场进行多方询价、议价、评比后，选择质量、价格最优的进行购买。
5、公司搅拌车与小车的维修保养采取定点方式，由公司小车队长与车队队长共同在市场进行调查，找出符合我公司车辆修理的维修店（至少3家），采取招标方式，选择最优的维修保养店，签订相关合同协议。
6、公司运输部车辆用主油（柴油）由原料科每日核算油料消耗，根据油罐存量，定时定点采购。
四、职责划分
1、公司采购实行“谁使用谁请购，谁请购谁购买”的原则。就是哪个部门有需要，就由哪个部门提出采购申请（在符合全面预算编制指标的情况下），批准后，由部门负责人或指定本部门人员按照采购要求实施购进。
2、公司生产用所有原材料，由生产部每月根据销售部制定的销售计划，提出原材需求清单，由原料科根据生产部门报送的原材需求清单，核实仓库存量，结合进消、库存定额，编制具体采购计划，报主管领导批准后，按要求实施采购。
3、公司运输部车辆的零配件、易损件、车辆辅油的进购，由车队队长根据月初编制的预算指标，按照采购要求，每季度购进一次，入库储存，以备使用。
4、公司车辆保险、办公设施、办公用品、劳保用品由行政部根据上年末编制的预算，根据预算中列明的采购数量、金额、时间等，按照采购要求，结合预算审批权限，实施购进。
5、生产部根据设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件，结合预算编制指标，提出采购计划，按要求实施购进。
6、各部门主管领导负责预算范围内的采购审批，超出预算的按照《全面预算管理制度》要求，办理相关预算追加手续，审核批准后，方可实施购进。
7、总经理负责生产设备采购、固定资产购置、设备车辆维修保养计划的审批及超出部门主管权限范围的采购审批。
8、财务部负责日常采购的价格审查，按照采购制定要求，在报销时，严格审查上报的询价信息资料。对不符合采购要求的物资采购，有权驳回，不予报销。
9、各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
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五、采购流程
1、由物资需求部门根据本部门生产或工作需要，根据全面预算编制指标，填写《采购申请单》，在申购单上逐项注明所需材料名称、规格、数量、所需金额、实际用途、需求日期及注意事项，在预算范围内的，经本部门负责人审核签字后，进行采购。
2、未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请（不在预算范围内）的采购，按照《全面预算管理制度》要求，申请预算项目追加，办理好追加各项手续，经审批后，按照采购要求，进行采购。
3、对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情，由原料科于每年2月底、7月底各举行1次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定的价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理同意后才能执行。
4、各部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，采购的生产用原材料必须先与供货方签订供货合同，并与财务部、质检部、生产部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
5、采购物资进入本公司时，先由采购人对照采购计划，核对验货，准确无误时，将所采购的物资逐一交由仓库管理员，保管员点数入库并办理入库手续，采购人报销时，必须附保管员签字开据的《物资入库单》，方可到财务部办理报销手续。
6、生产用原材料运输至本公司时，由收料员先目测原料是否符合要求，然后过磅，开具磅单，所有进购的原材料数量一律以磅单上净重数据为准，以此作为结算依据。
7、采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目，必须索取增值税发票；不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
8、现款采购，采购人报销时需提供《采购申请单》、询价证明信息、相关发票及《物资入库单》，资料齐全，可以财务部办理报销手续。
9、赊购采购，原材料采购结算由财务部人员进行对帐核算，付款时均由采购人填写《采购付款申请单》，连同有关凭证（同上）报财务部审核批准，财务结算单上需有采购人签字，方可结款。
10、特殊情况的采购，如没有预见到的采购项目（不在预算范围内），而生产急需使用，经本部门领导同意批准后，由采购人在市场询价、议价后，进行采购，回来办理报销时，补齐相关采购手续。
11、财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《采购申请单》、《采购合同》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部不得办理相关手续。
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六、采购合同
1、生产用原材料的购进必须签订供货合同、运输协议；
2、经常所需购买的物资，有经常供货行为的（一年内有3次以上或）必须与供应商签订采购合同。
3、采购合同由负责采购的部门领导人进行签订，财务部门对合同的内容和条款逐一进行审查，需要加盖公司印章的采购合同，经过总经理审阅批准后，合同才能加盖公司公章。
4、采购合同的保管：采购合同原件由行政部保管，留复印件在财务部备案。
5、采购合同条款的执行跟踪：日常跟踪由财务部负责，主要是对采购物资的数量、价格及是否在预算范围内进行审核监督，也是对公司全面预算执行情况的详细跟进措施。
6、供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明，将由公司视具体情况给予责任人经济处罚、开除、降职或其他行政处罚。
七、奖惩措施
1、不按规定流程采购、未经审批采购的，由负责采购部门和采购人员自行负责处理，公司不予报销；
2、未按审核程序采购，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由采购人员及其主管领导全额承担。
3、经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因部门领导未安排及时采购而影响正常经营的，查实一次罚款200元，给公司造成损失的，按确定损失金额的50%承担经济赔偿。
4、未经询价即进行采购的，采购价格明显高于财务部调查的市场均价的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令离职。
5、财务部必须认真履行审核监督责任，严格按照采购要求进行报销，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济处罚。
6、验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门负责人处理（必要时直接报告总经理）。严禁品质不符的原材料和外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济处罚，情节严重的，责令离职。
7、库管员对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向采购部门报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
八、公司的《采购管理制度》与《全面预算管理制度》密不可分，各职能部门在采购过程中，要严格遵守遵守各项制度要求及采购流程，完成好公司采购工作。
为规范公司采购流程，加强采购作业管理，保证公司进购物品质量、价格优势，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，最大限度维护公司利益，特制定本管理制度。
二、采购范围
本制度适用于公司采购所有物品（生产用各种原材料、辅油、零配件备件、固定资产、劳保用品、办公设施用品、车辆保险等）的采购。
三、采购要求
1、公司生产用所有原材料、辅油、公司全体车辆保险业务在年初应采取招标方式购进，综合评估后，与供货商进一步议价，确定最终价格，上报公司总经理，并附参与招标的单位详细报价信息。
2、公司生产用零配件（生产设备配件、泵管）从厂家定点购进，提前做出配件储备计划，编入全面预算中。
3、其它物资（总价值超过1000元）的物资购进，应有三家以上供应商提供报价，在衡量服务、质量、其性价比后，进行购进，报销时附三家供应商的单位名称、报价等详细信息。
4、小类物资（价值在1000元以下）的采购，由采购人在市场进行多方询价、议价、评比后，选择质量、价格最优的进行购买。
5、公司搅拌车与小车的维修保养采取定点方式，由公司小车队长与车队队长共同在市场进行调查，找出符合我公司车辆修理的维修店（至少3家），采取招标方式，选择最优的维修保养店，签订相关合同协议。
6、公司运输部车辆用主油（柴油）由原料科每日核算油料消耗，根据油罐存量，定时定点采购。
四、职责划分
1、公司采购实行“谁使用谁请购，谁请购谁购买”的原则。就是哪个部门有需要，就由哪个部门提出采购申请（在符合全面预算编制指标的情况下），批准后，由部门负责人或指定本部门人员按照采购要求实施购进。
2、公司生产用所有原材料，由生产部每月根据销售部制定的销售计划，提出原材需求清单，由原料科根据生产部门报送的原材需求清单，核实仓库存量，结合进消、库存定额，编制具体采购计划，报主管领导批准后，按要求实施采购。
3、公司运输部车辆的零配件、易损件、车辆辅油的进购，由车队队长根据月初编制的预算指标，按照采购要求，每季度购进一次，入库储存，以备使用。
4、公司车辆保险、办公设施、办公用品、劳保用品由行政部根据上年末编制的预算，根据预算中列明的采购数量、金额、时间等，按照采购要求，结合预算审批权限，实施购进。
5、生产部根据设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件，结合预算编制指标，提出采购计划，按要求实施购进。
6、各部门主管领导负责预算范围内的采购审批，超出预算的按照《全面预算管理制度》要求，办理相关预算追加手续，审核批准后，方可实施购进。
7、总经理负责生产设备采购、固定资产购置、设备车辆维修保养计划的审批及超出部门主管权限范围的采购审批。
8、财务部负责日常采购的价格审查，按照采购制定要求，在报销时，严格审查上报的询价信息资料。对不符合采购要求的物资采购，有权驳回，不予报销。
9、各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
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五、采购流程
1、由物资需求部门根据本部门生产或工作需要，根据全面预算编制指标，填写《采购申请单》，在申购单上逐项注明所需材料名称、规格、数量、所需金额、实际用途、需求日期及注意事项，在预算范围内的，经本部门负责人审核签字后，进行采购。
2、未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请（不在预算范围内）的采购，按照《全面预算管理制度》要求，申请预算项目追加，办理好追加各项手续，经审批后，按照采购要求，进行采购。
3、对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情，由原料科于每年2月底、7月底各举行1次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定的价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理同意后才能执行。
4、各部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，采购的生产用原材料必须先与供货方签订供货合同，并与财务部、质检部、生产部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
5、采购物资进入本公司时，先由采购人对照采购计划，核对验货，准确无误时，将所采购的物资逐一交由仓库管理员，保管员点数入库并办理入库手续，采购人报销时，必须附保管员签字开据的《物资入库单》，方可到财务部办理报销手续。
6、生产用原材料运输至本公司时，由收料员先目测原料是否符合要求，然后过磅，开具磅单，所有进购的原材料数量一律以磅单上净重数据为准，以此作为结算依据。
7、采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目，必须索取增值税发票；不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
8、现款采购，采购人报销时需提供《采购申请单》、询价证明信息、相关发票及《物资入库单》，资料齐全，可以财务部办理报销手续。
9、赊购采购，原材料采购结算由财务部人员进行对帐核算，付款时均由采购人填写《采购付款申请单》，连同有关凭证（同上）报财务部审核批准，财务结算单上需有采购人签字，方可结款。
10、特殊情况的采购，如没有预见到的采购项目（不在预算范围内），而生产急需使用，经本部门领导同意批准后，由采购人在市场询价、议价后，进行采购，回来办理报销时，补齐相关采购手续。
11、财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《采购申请单》、《采购合同》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部不得办理相关手续。
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六、采购合同
1、生产用原材料的购进必须签订供货合同、运输协议；
2、经常所需购买的物资，有经常供货行为的（一年内有3次以上或）必须与供应商签订采购合同。
3、采购合同由负责采购的部门领导人进行签订，财务部门对合同的内容和条款逐一进行审查，需要加盖公司印章的采购合同，经过总经理审阅批准后，合同才能加盖公司公章。
4、采购合同的保管：采购合同原件由行政部保管，留复印件在财务部备案。
5、采购合同条款的执行跟踪：日常跟踪由财务部负责，主要是对采购物资的数量、价格及是否在预算范围内进行审核监督，也是对公司全面预算执行情况的详细跟进措施。
6、供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明，将由公司视具体情况给予责任人经济处罚、开除、降职或其他行政处罚。
七、奖惩措施
1、不按规定流程采购、未经审批采购的，由负责采购部门和采购人员自行负责处理，公司不予报销；
2、未按审核程序采购，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由采购人员及其主管领导全额承担。
3、经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因部门领导未安排及时采购而影响正常经营的，查实一次罚款200元，给公司造成损失的，按确定损失金额的50%承担经济赔偿。
4、未经询价即进行采购的，采购价格明显高于财务部调查的市场均价的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令离职。
5、财务部必须认真履行审核监督责任，严格按照采购要求进行报销，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济处罚。
6、验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门负责人处理（必要时直接报告总经理）。严禁品质不符的原材料和外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济处罚，情节严重的，责令离职。
7、库管员对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向采购部门报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
八、公司的《采购管理制度》与《全面预算管理制度》密不可分，各职能部门在采购过程中，要严格遵守遵守各项制度要求及采购流程，完成好公司采购工作。
