工厂供应商考核程序

zmay16年前采购管理27

1.程序要点。

供应商资料收集及初评:采购主管主动开发且收集具有合作潜力的厂商相关资料,并记录于《厂商资料卡》内;资材经理根据《厂商资料卡》的内容评估其加工或接单能力,并参考以往业绩及业界风范等评定是否可列为开发或交易对象,不合格者予以淘汰。

样本评审:索要样本及试作订单:经初评合格,由采购主管通知供应商送样或开立试作《订购单》,呈经理核准后,通知送样或试作,以利确定其接单能力,同时知会IQC主管。

品质确认:试作加工后的产品均由IQC按《进货检验与试验控制程序》、《来料检验规范》的规定进一步确认产品品质,并作成记录;无形劳务由需求部门主管确认;品质不合格由IQC部门通知采购部,再通知供应商送样,重新确认其品质,若仍不合格则予以淘汰。

品质保证能力及生产能力的调查:样品确认合格后,由采购评估小组到供应商生产工厂进行现场调查其品质保证能力,并记录于《供应商评估表》上,同时对其生产能力进行调查,并记录于《生产能力调查表》中,以利确定其接单能力。

询议价:资材经理征询供应商的报价,采购课长同时搜集有关同类产品价格资料,进行比价,有条件者可对供应商产品进行估价,掌握了一定资料后,由采购评估小组召集供应商进行议价,使公司接受的是一个较合理的产品价格。

签订采购协议:评估及价格合理者,由采购课长与供应商拟定《采购协议书》再由经理签名。经采购评估小组评估合格者,由副总核准并列入《合格供应商名册》。
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供应商供货情况考核与定期复核:所有合格供应商每半年复核一次,复核时应由采购课长填写《供应商考核表》,会同采购评估小组进行“价格”、“品质”、“交期交量”及“配合度”的考核,且评定等级呈副总经理核定;经复核评定不合格者应由资材经理决定暂停或减少采购或外包数量,并通知该供应商进行改善,或由公司派员进行辅导,达到合格后进行正常采购。这一时期被称为暂延期;采购部门人员追踪评估供应商改善成效,成效不佳视情况要求该供应于暂延期内改善,否则予以淘汰;复核为合格者,可继续登录于《合格供应商名册》内。

记录维护:复核或评估供应商的记录均应由各采购经办部门按《品质记录控制程序》的规定加以保存与维护。

2.作业程序
寻找优秀的供应商。寻找优秀的供应商应按照如下程序进行。

①供应商的分类:按供应性质分类:制造商、代理商、批发商;按区域分类:全国性供应商、区域性供应商、本地供应商;按品牌分类:知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商;

②供应商选择策略:全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货;地方商品应与本地制造商直接进货;同一品类应有至少两家供应商供货,以获取较为低廉的供货价格;引进只提供一种商品的供应商,除非特别情况,并经采购总监批准。

 

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③供应商应提交的资料:盖公章的企业营业执照复印件(并已办理当年度年检);盖公章的企业税务登记证复印件(并已办理当年度年检);企业法人代码证书;商标注册证明;经销商的代理、经销许可(授权书);企业开户行资料;公章的增值税发票复印件;公章的商品报价表;相关资料;特殊品类商品供应商还应提供:食品生产企业许可证,食品卫生许可证,新产品批准证书防疫检测报告,销售地当地的卫生防疫检测报告,进口商品卫生许可证;字号保健品供应商应提供:药品生产企业许可证,药品生产企业合格证,药字号保健品批准证书等。

供应商谈判要点表

要点
谈判细则
销售分析
最近时期的销售情况(最近一个月或半个月);供应商商品中销售最好和最差的商品;每天、每周、每月销售额;顾客反馈。
利润回顾
销售情况很好,供应商是否能再降低进价,以便扩大销售量;销售达到供应商的返利要求,供应商应予返利;供应商提供给其他工厂更低的价格,应对本工厂一视同仁或提供更低价格。
促销活动及安排
供应商自身的产品促销活动;促销的详细计划应提前7-10天提交给工厂等
供货情况
严格控制断货现象的发生;与供应商一起分析断货的原因(信息沟通中的不顺畅、不及时;供应商的生产、供应能力跟不上;其他原因);在供应商商品畅销的情况下,要求供应商的优先供货对于销售缓慢或滞销的商品,与供应商共同分析原因并采取相应对策(促销;供应商提供折扣,降价;调整位置;退换商品);要求供应商逐步建立与本工厂的信息系统相连接的信息系统,以便及时的信息传递;对多次断货供应商采取惩罚措施。
送货
直接送货;送货至配销中心;送货的预约。
价格分析
其他供应商同类商品的售价;与供应商共同分析,是否还能在降低成本的基础上降低价格?
付款方式
付款方式(现金买断?30天付款?其他?);统一结款?
市场信息
同类物料的其他品种销售情况;使用同类物料的其他工厂反馈;潜在的其他替代物料情况等
季节性销售计划
供应商应提前30-60天准备;供应商应备足货源;工厂指定价位的商品开发力度;供应商的促销计划。
货品种类发展潜质
同一品类应增加的品种;不同规格、不同包装产品的开发;根据顾客的要求进行新产品的开发。

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供应商档案的建立。供应商的档案应包括以下内容:供应商登记表;供应商产品价格登记表;供应商企业资料;供应商采购合同;供应商洽谈登记表;供应商顾客投诉登记表;供应商顾客服务登记表;供应商销售业绩分析表;优秀供应商综合评估加权评分表;供应商的档案应该及时登记、整理;供应商的档案应由专人负责整理、保管,并录入电脑系统保存资料。

供应商的汰换。当供应商出现以下情况时,应该逐步进行淘汰:供应商与主要竞争对手建立了排他性的战略合作伙伴关系;当供应商实力过大,为保证供应安全时;当主要供应商有进入本行业的意念时;当供应商有透露本工厂商业信息等情况时应该逐步对供应商进行淘汰。这样做,主要是为了更好的得到或麻痹竞争对手的信息。对于供应商实力过大,应该考虑培养其他供应商实力使之力量均衡,防止出现“一股独大”。对于有进入本行业意念情况,则考虑到日后竞争时的安全问题,需要逐步淘汰。但也不能态度恶劣,防止日后发生竞争报复。

当供应商出现以下情况时,应该立刻进行淘汰:当供应商在连续三个考核期内不合格时;当供应商物料品质严重违规时等情况。

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