采购制度范本

zmay16年前 (2009-01-03)采购管理196

第一条请购单
1.请购应按照存量管制基准、用料预算,并参考库存情形开立请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期、注意事项,经本单位主管考核后按规定逐级上交审核并编号,最后送采购部门实施。
2.来源与需用日期相同的物品材料,可以一单多品方式提出请购。
3.特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单”、“备注”栏注明原因,以急件递送。
4.庶务用品由物管部门按月实际耗用状况,并考虑库存条件,填写“请购单”办理请购。
5.以下总务性物品可免开清单,而以“总务用品申请单”委托总务部门办理。例如贺、奠用物品、书报、名片、文具、报表、小额采购材料等。

第二条批准权限
请购批准权限规定(略)

第三条采购规定
1.内购由国内采购部门负责办理。外购由国外采购部门办理,其进口事务由业务部门办理。采购重要材料应由总经理或总经理直接与供应商或代理商议价。对于专项用料,必须是由总经理或总经理指派专人或制定部门协助办理采购。
2.采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有力的方式进行采购。比如(1)集中计划采购:对于具有共同性的材料,应集中计划办理采购。经核定材料项目,通知各请购部门提出请购计划,报采购部门定期集中办理。(2)长期报价采购:凡经常使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需要提出请购。
3.采购部门应按采购地区、材料特性、市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门。
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第四条国内采购作业
1.价格
(1)采购人员接“内购请购单”后应按请购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购记录、厂方提供的报价,精选三家以上供应商进行价格对比。
(2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品,采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明,报经主管核发,并转使用部门或请购部门签署意见。
(3)属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量),采购人员应在议价后,在请购单“询价记录栏”中注明,报主管核签。
(4)对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以电话等方式向厂商议价。
(5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求,主管应即刻指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
2.呈批
(1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果,拟定“订购厂商”、“交货期限”、“报价有效期限”,经主管核批,并按采购审批权限呈批。
(2)采购审批权限。
3.订购
(1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后,应向供应商发出“订购单”,应以电话确定交货日期,要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号” 及“包装方式”。
(2)分批交货时,采购人员应在“请购单”上注明“分批交货” 章以便识别。
(3)采购人员使用暂借款采购时,应在“请购单”加盖“暂借款采购”章以便识别。
4.进度控制
(1)内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。
(2)采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”,并注明“异常原因”和“预订完成日期”,经主管批示后转送请购部门,于请购部门共同拟定处理对策。#p#副标题#e#
5.单据整理及付款
(1)来货收到以后,物管部门应将“请购单”和“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后,送交财会部门。财会部门应于结帐前,办妥付款手续。如采购物资为分批收料,“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送财会部门。
(2)内购材料需待检验者检验完毕后进行付款,其订有合约部分,按合约规定办理付款,未定合约部分,按采购部门报批的付款条件整理付款。
(3)短交待补足的,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。
(4)超交应经主管批示方可按照实收数量,进行整理付款,否则应按原订货数付款。

第五条国外采购作业
1.价格
外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形(例如独家制造或代理等原因)下除外,但应于“请购单(外购)”注名。在此基础上进行比价、价格信息分析和总结、议价。
2.呈批
(1)比价、议价完成后,由外购部门填写“请购单(外购B)”,拟定“订购厂家”、“预订装运日期”等,连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报批。
(2)审核决定权限
采购金额在8000元以下者由经理审核决定。
采购金额超过8000元者由总经理审核决定。
(3)采购项目经审核批准后又发生采购数量、金额变更,请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。#p#副标题#e#
3.订购
(1)“请购单(外购)”经报批转回外购部门后,外购部门应立即向供应商订购并办理各项手续。
(2)如需与供应商签订长期合同,外购部门应将签呈和待拟的长期合约书,按采购审批程序报批后办理。
4.进度控制
(1)外购部门依照“请购单(外购)”和“采购控制表”控制外购作业进度。
(2)外购部门在每一作业进度延迟时,应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,凭此修订进度并通知请购部门。
(3)外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时,应立刻主动与供应商联系催交,并开立“进度异常反应单”记录异常原因及处理对策,通知请购部门,并按请购部门意见办理。

第六条价格品质复核
1.价格复核
(1)采购部门应经常调查主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考。
(2)采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及审核决定价格的参考。
2.品质复核
采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料备查。
3.异常处理
审查作业中若发现异常情形,采购单位审查部门应立即填写“采购事务意见反应处理表”(或附书面报告),通知有关部门处理。

第七条附则
本办法呈总经理审核批准后实施,修订亦同。

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