办公室布置

zmay15年前生产管理54

办公室布置的内容主要是确定人员座位的位置和办公室物质条件的合理配置。布置时一般要了解办公室工作性质与内容,办公室内部组织与人员分工,办公室与其它单位的联系。还可绘制业务流程图,作为布置的依据。还要了解办公室定员编制,以及根据工作需要应配备的家具、通讯工具和主要办公用品等。在充分掌握情况的基础上,按办公室的位置和面积进行合理布置,并绘制平面图。经讨论、比较和修改后,即可正式按图进行布置。

一、办公室布置主要考虑因素
在进行办公室布置时,通常考虑的因素有很多,但有两个主要的因素是必须加以重点考虑的:信息传递与交流的迅速、方便;人员的劳动生产率。

1、 信息传递与交流的迅速、方便
信息的传递与交流既包括各种书面文件、电子信息的传递,也包括人与人之间的信息传递和交流。对于需要跨越多个部门才能完成的工作,部门之间的相对地理位置也是一个重要问题。在这里,应用工作设计和工作方法研究中的“工作流程”的概念来考虑办公室布置是很有帮助的。而工作设计和工作方法研究中的各种图表分析技术也同样可以应用于办公室布置。

2、 人员的劳动生产率
办公室布置中要考虑的另一个主要因素是办公室人员的劳动生产率。当办公室人员主要是由高智力、高工资的专业技术人员所构成时,劳动生产率的提高就具有更重要的意义。而办公室布置,会在很大程度上影响办公室人员的劳动生产率。但也必须根据工作性质的不同、工作目标的不同来考虑什么样的布置更有利于生产率的提高。例如,在银行营业部、贸易公司和快餐公司的办公总部等情况下,开放式的大办公室布置使人们感到交流方便,促进了工作效率的提高;而在一个出版社,这种开放式的办公室布置可能会使编辑们感到无端的干扰,无法专心致志地工作。
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二、办公室布置的主要模式
办公室布置根据行业的不同、工作任务的不同有多种,归纳起来,大致可以分为以下几个模式:
一种是传统的封闭式办公室,办公楼被分割成多个小房间,伴之以一堵堵墙、一个个门和长长的走廊。显然,这种布置可以保持工作人员足够的独立性,但却不利于人与人之间的信息交流和传递,使人与人之间产生疏远感,也不利于上下级之间的沟通,而且,几乎没有调整和改变布局的余地。

另一种模式是近20多年来发展起来的开放式办公室布置。在一间很大的办公室内,可同时容纳一个或几个部门的十几人、几十人甚至上百人共同工作。这种布置方式不仅方便了同事之间的交流,也方便了部门领导与一般职员的交流,在某种程度上消除了等级的隔阂。但这种方式的弊端是,有时会相互干扰,也会带来职员之间的闲聊等。

在开放式办公室布置的基础上,进一步发展起来的一种布置是带有半截屏风的组合办公模块。这种布置既利用了开放式办公室布置的优点,又在某种传递上避免了开放式布置情况下的相互干扰、闲聊等弊病。而且,这种模块使布置有很大的柔性,可随时根据情况的变化重新调整和布置。采用这种形式的办公室布置,建筑费用比传统的封闭式办公建筑节省,改变布置的费用也低得多。

实际上,在很多组织中,封闭式布置和开放式布置都是结合使用的。20世纪80年代,在西方发达国家又出现了一种称之为“活动中心”的新型办公室布置。在每一个活动中心,有会议室、讨论间、电视电话、接待处、打字复印和资料室等进行一项完整工作所需的各种设备。楼内有若干个这样的活动中心,每一项相对独立的工作集中在这样一个活动中心进行,工作人员根据工作任务的不同在不同的活动中心之间移动。但每人仍保留有一个小小的传统式个人办公室。显而易见,这是一种比较特殊的布置形式,较适合于项目型的工作。

20世纪90年代以来,随着信息技术的迅猛发展,一种更加新型的办公形式——“远程”办公也正在从根本上冲击着传统的办公室布置方式。所谓“远程”办公,是指利用信息网络技术,将处于不同地点的人们联系在一起,共同完成工作。例如,人们可以坐在家里办公,也可以在出差地的另一个城市或飞机、火车上办公等等。可以想象,当信息技术进一步普及、其使用成本进一步降低以后,办公室的工作方式和对办公室的需求,以至办公室布置等,均会发生很大的变化。
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三、办公室布置的基本方法
办公室布置中,有一些布置原则与生产制造系统是相同的,例如,按照工作流程和能力平衡的要求划分工作中心和个人工作站,使办公室布置保持一定的柔性,以便于未来的调整与发展等。但是,办公室与生产制造系统相比,也有许多根本不同的特点。

首先,生产制造系统加工处理的对象主要是有形的物品,因此,物料搬运设施布置的一个主要考虑因素。而办公室工作的处理对象主要是信息以及组织内外的来访者,因此,信息的传递和交流方便与否,来访者办事是否方便、快捷,是主要的考虑因素。

其次,在生产制造系统中,尤其是自动化生产系统中,产出速度往往取决于设备的速度,或者说与设备速度有相当大的关系。而在办公室,工作效率的高低往往取决于人的工作速度,而办公室布置,又会对人的工作速度产生极大影响。

再次,在生产制造系统中,产品的加工特性往往在很大程度上决定设施布置的基本类型,生产运作管理人员一般只在基本类型选择的基础上进行设施布置。而在办公室布置中,同一类工作任务可选用的办公室布置有多种,包括房间的分割方式、每人工作空间的分割方式、办公家具的选择和布置方式等。

此外,在办公室的情况下,组织结构、各个部门的配置方式、部门之间的相互联系和相对位置的要求对办公室布置有更重要的影响作用,在办公室布置中要予以更多的考虑。
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根据一些企业的经验,搞好办公室布置,要注意以下一些问题:

1、力求使办公室有一个安静的工作环境
各种嘈杂声音会使人感到不愉快,分散注意力,容易造成工作上的错误。所以,办公室应布置在比较安静、适中的位置。如果修建办公大楼,则大部分办公室可以集中在一起,这样既便于工作上相互联系,又可以求得比较安静的工作环境。如果没有办公大楼,则办公室就可能比较分散,这样好处是接近生产现场,便于为生产服务,但可能不够安静,必须采取具体措施,如隔音装置等,以排除各种杂音。为保持办公室内安静,应将电话和其它发声设备安装在最少干扰他人工作的位置;客人来访最好设有单独会客室,如不具备此条件,也应将会客处布置在办公室的入口附近。

2、办公室应有良好的采光、照明条件
室内光线过强或过弱,都会增加人的疲劳,降低工作效率。一般来说,自然光优于人造光,间接光优于直光,匀散光优于聚焦光。自然光有益于人的身心健康,但早晚、阴雨可能光线不足,因此需要有其它的人造光补充。布置办公室内座位时,应尽量使自然光来自办公桌的左上方或斜后上方。

3、最有效地利用办公室面积,合理布置工作人员的座位
安排座位时要考虑业务工作的流程和同一业务小组工作需要,尽可能采取对称布置,避免不必要的文书移动。

4、办公室布置应力求整齐、清洁
室内用品应摆放整齐,使用方便。文件箱、文件柜的大小、高度最好一致,并尽量靠墙放置或背对背放置。常用的文件箱相应布置在使用者附近。办公用品和其它室内装饰物要经济实用,不要不切实际的一味追求豪华。

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