从工作时间讲采购部职责

zmay9年前采购管理9
从传统的采购时间占用率上讲,企业几乎有一半的时间是用在各类文件的处理上,真正用在采购供应链管理上的时间不到10%。由此,业内学者得出这样一个结论:“传统采购模式中的工作人员的时间侧重于作业性。”的确如此,从以前的采购战略发展速度及其水平就可以看出这一点,即传统的采购部门工作效率及采购效率发展较为缓慢,这是偏重“作业性”采购导致的。

随着采购问题的不断涌现,采购管理者逐渐将采购时间进行重新分配,使得处理文件的时间被大量压缩,而节省下来的时间相应地均衡到其他采购环节中。这就让采购工作的各项职责的落实更加有保证了。采购时间分配对比图如下图所示。
采购时间分配对比图
 
在传统企业部门的职能划分中,与生产、销售等部门相比,采购部属于企业组织中的服务部门,地位上也只是附属关系。但是,随着采购部门地位的不断提升,在决策执行的责权上,采购部具备了更多且更清晰的权限,如下所示。
1、有权建立健全采购规章制度,并向企业高层提出制度革新等权力。
2、供应选择权。
3、采购交易价格、条件的决定权。
4、对规定范围内的采购合同有直接签署权。
5、采购规范的确认权。
6、与潜在供应商的接触联系权。
 
授权措施也更清晰明了,如下所示。
1、内部授权:按照企业制度或上级领导的指示、规定,在一定范围(如金额)内有采购的决策权。
2、外部授权:经验表明,混合型组织结构中,由各部门共同协商或最高决策层负责,采购部认定由使用部门自行办理。但是,金额较大(超出限定)的外部授权,采购部还应保留查核权,防止出现常见的采购弊病。
 
在授权措施的指导下,还要根据采购部的组织结构和岗位设置及工作职责,合理进行权力分配,以提高采购管理的层次和有效性。

从下图的权力层级分布中,我们可以看出权力范围随着管理层级呈不断增长之势。基层的采购人员具备了基础的采购权力,而采购总监在采购部中拥有最高的管理权力。
采购部权力层级分布图
此种权力分布与直线型采购组织结构(属于集权制)相仿,不过企业到底采用哪种采购权力分布才能推动其发展,需要企业根据自身实际情况来定。

目前,中国企业明显存在两种权力模式:集权制与分权制。不管采用哪种权力模式,其最终目的是推动企业发展,获取最大利润。

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