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采购管理

采购组织制度

字号+ 作者:秩名 来源:本站整理 2015-02-09 10:36

采购组织制度是指企业对采购工作的管理,究竟采取中央集权(Centrali-zation)方式的“集中制”,或是地方分权(Decentraliza-tion)方式的“分散制”,还是兼取分权与集权的混合(Consolidation)方式的“混合制”。当然,此种管理方式的决定,与该企业的

将采购业务的一切交由一个人负责的小规模公司,无须采购的组织化。但是,公司一旦成长,规模一旦扩大,为了谋求业务有效率的营运,应使其成为独立部门,向经营者负责的组织。至于何种组织才有效率,应视公司的规模、地理条件、生产形态、采购数量、采购部门的业务范围等而定,所以对甲公司为最佳者,未必就能适合乙公司。

论及采购的制度、组织的场合,无法避免的问题有以下两个:
第一,集中采购或分散采购。
第二,独立采购或业务部内采购。
前者为做好采购制度应选择何者,后者为采购部门应放在整个公司组织的哪个位置。

采购组织制度是指企业对采购工作的管理,究竟采取中央集权(Centrali-zation)方式的“集中制”,或是地方分权(Decentraliza-tion)方式的“分散制”,还是兼取分权与集权的混合(Consolidation)方式的“混合制”。当然,此种管理方式的决定,与该企业的规模、地理条件、产品种类等有密切关系。

1.集中制
集中制是将采购工作集中于一个部门办理,达到极点时,总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权。
(1)优点
①集中采购可使数量增加,提高对卖方的谈判力度,较易获得价格折扣与良好服务。
②只有一个采购部门,因此采购方针与作业规则,比较容易统一实施。
③采购功能集中,减少人力浪费;便于人才培养与训练;分工专业性使采购作业成本降低,效率提升。
④建立各部门共同物料的标准规格,可以简化种类,互通有无,亦可节省检验工作。
⑤可以统筹规划供需数量,避免各自为政产生过多的存货,各部门过剩物资亦可相互转用。
(2)缺点
采购流程过长,延误时效;零星、地域性及紧急采购状况难以适应。
②非共同性物料集中采购,并无数量折扣效益。
③采购与使用单位分离,采购绩效较差。例如规格确认,物品转运等费事耗时。
(3)适用状况
①企业产销规模不大,采购量值均小,全公司只要一个采购单位来办理,即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。
②企业各部门及工厂集中一处,采购工作并无因地制宜的必要;或采购部门与需用部门虽非同处一地,但因距离亦非遥远,通信工具相当便捷,采购工作集中由一单位办理,尚不至于影响需求时效。
③企业虽有数个生产机构,但是产品种类大同小异,集中采购可以达到“以量制价”的效果。
集中制采购组织结构图

2.分散制
将采购工作分散给各需用部门分别办理。这种制度通常适用于企业规模较大、工厂分散较广区域的企业。此类企业如果采用集中制,则容易产生采购上的迟延,且不易应付紧急需要,而购、用部门的联系相当困难,采购作业与单据流程显得漫长复杂。

除了前述地理因素造成采用分散制的理由外,若散布各地的工厂在生产设备、贮藏设施、社区的经济责任等方面具有独特的差异性时,亦以采用分散制较为适宜(参见下面实例)。

【实例】
某百货公司组织系统图(分散采购制度)
某百货公司组织系统图(分散采购制度)

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