将采购业务的一切交由一个人负责的小规模公司，无须采购的组织化。但是，公司一旦成长，规模一旦扩大，为了谋求业务有效率的营运，应使其成为独立部门，向经营者负责的组织。至于何种组织才有效率，应视公司的规模、地理条件、生产形态、采购数量、采购部门的业务范围等而定，所以对甲公司为最佳者，未必就能适合乙公司。

论及采购的制度、组织的场合，无法避免的问题有以下两个：
第一，集中采购或分散采购。
第二，独立采购或业务部内采购。
前者为做好采购制度应选择何者，后者为采购部门应放在整个公司组织的哪个位置。

采购组织制度是指企业对采购工作的管理，究竟采取中央集权（Centrali-zation）方式的“集中制”，或是地方分权（Decentraliza-tion）方式的“分散制”，还是兼取分权与集权的混合（Consolidation）方式的“混合制”。当然，此种管理方式的决定，与该企业的规模、地理条件、产品种类等有密切关系。

1.集中制
集中制是将采购工作集中于一个部门办理，达到极点时，总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权。
（1）优点
①集中采购可使数量增加，提高对卖方的谈判力度，较易获得价格折扣与良好服务。
②只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。
③采购功能集中，减少人力浪费；便于人才培养与训练；分工专业性使采购作业成本降低，效率提升。
④建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，互通有无，亦可节省检验工作。
⑤可以统筹规划供需数量，避免各自为政产生过多的存货，各部门过剩物资亦可相互转用。
（2）缺点
①采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状况难以适应。
②非共同性物料集中采购，并无数量折扣效益。
③采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物品转运等费事耗时。
（3）适用状况
①企业产销规模不大，采购量值均小，全公司只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。
②企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜的必要；或采购部门与需用部门虽非同处一地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响需求时效。
③企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价”的效果。


2.分散制
将采购工作分散给各需用部门分别办理。这种制度通常适用于企业规模较大、工厂分散较广区域的企业。此类企业如果采用集中制，则容易产生采购上的迟延，且不易应付紧急需要，而购、用部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。

除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工厂在生产设备、贮藏设施、社区的经济责任等方面具有独特的差异性时，亦以采用分散制较为适宜（参见下面实例）。

【实例】
某百货公司组织系统图（分散采购制度）