采购如何才能按时交付

zmay16年前采购管理152

实现按时交付是标准的采购目标。如果延迟交付货物或材料,或者未能按期完成工作,那么销售就会失败,生产就会停滞,不满的客户可能会求助于损害条款。另外,一旦收到订单,大多数组织就将现金视为一种承诺。无法实现按时供货可能会减缓现金至现金的循环,从而降低组织的效率或利润率。

如果供应商未能按时交付,用户部门的员工会责备采购员,有时这是正确的。然而,为实现按时交付,确保用户了解交货周期适用于什么以及其他一切必要信息,这是很重要的。但是,此类措施还不足够。在供应市场中,采购发挥着实际作用,它可以使供应商相信他们必须达成一致并且按照所达成的协议进行交付。

整个制造业和商业领域的大多数采购方对自己大部份购进物的交付时间感到满意,并且将可能需要采取紧急措施的迟交视为例外事件。通常,药品批发商每天要发送两三次货物,订单的发送周期为2-3个小时;许多建筑供应间不仅要执行同日交付,而且他们发现收到超出24小时以外的需求通知常常能引起混乱。总体上讲,供应商一直按客户的规范来生产商品,而该工作一般要花几个星期才能完成,这时,按时交付就会出现困难。
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有时,供应商报出他们无法实现的交付日期,这可能是获取订单的一种不道德的策略;或许他们所报的日期是诚意提出的,但是实际情况发生了变化,交付日期必须重新规定。有时,未能按时交付的公司在生产计划编制及控制方面的工作可能是不合格的。

当然,在通常情况下,采购商本身就是交付问题的根源---发布不准确的交付进度、经常修改交付进度,或提供不充足的交付时间。

实现按时交付的第一步就是坚定地、准确地决定需要什么和什么时候需要,只有在例外的情况下这才是采购本身的职责。通常情况下,是由与物料相关的部门,如库存控制部门或生产计划编制或控制部门,来制定需求进度。而对于有别于常规的需求,通常用用户部门提出所需物品。规定这些需求日期时不考虑供应商的交货周期和销售现实,这显然是不好的做法,因为这样做可能造成延迟交付。采购商设法解决获得更短的交货周期(及可靠的供应商)这一问题,还应保证相关部门知道它们是什么。应注意就“交货周期”这一表达方式达成相互谅解。只有确保了通知采购部门的需求日期是可完成的,才可以指望适当地开展并实现采购。

确保供应商了解并完全清楚按时交付是其营销组合中的一个重要因素,这是实现按时交付至关重要的一步。这就是说,供应商要清楚采购商在不同的供应商之间做出选择时,他或她考虑更多的是供应商的实际交付绩效;反过来这意味着要做记录。

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