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物料的编码及作用

时间:2019-06-12 09:03来源:本站整理 作者:秩名 点击:
物料的编码是实现物料控制计算化的基础工作。物料编码的作用有加强物料资料的正确性;提高物料控制的效率;有利于进行计算机管理;有利于防止各种物料舞弊事件的发生;减低物料库存、降低成本;有利于压缩物料的品种、规格。
一、物料的编码
物料的编码是实现物料控制计算化的基础工作。计算机识别和检索物料的首要途径是物料的代码,即物料号,也叫项目号、物号、识别码、物件号、零件号等。有些软件也可以通过物料名称的拼音字母顺序来检索物料,但物料号总是第一选择。

物料编码最基本的要求是物料号的唯一性(或称不二性)和字段长。所谓唯一性就是说,同一种物料,不论出现在什么产品上,只能用同一个代码;而不同的物料,哪怕有极微小的区别也不得用同一个代码。物料号多为字符型,字段长度有一定限制,各个软件规定不一,但一般为15~20位。位数太少,表达的范围太小,且没有扩展的余地。位数过长会增加存储空间和录入时间,而且容易出现差错。确定物料号时要考虑所选软件的其他查询功能,若软件可以通过其他代码(如分类码、分组码)查询,在物料号中不必考虑过多的标志因素,以免增加字段长度。

物料号也可以是有含义的,如将总位数分成几段依次表示产品、部件、零件、版次或其他标志。对选择装配类的产品也可按基本组件、可选件和通用件分别标志。
 
二、物料编码的作用
当企业的物料种类很少时,物控主管编不编码都无关紧要;但当企业物料成千上万种时,特别是实行电脑管理时,物控主管就必须为每种物料进行编码。

物料编码的作用如下:
1.加强物料资料的正确性。由于物料要经过请购、订购、验收、入库、领发、退库、记录等多个环节,再加上种类繁多,容易造成一料多名或料名错乱的现象,造成采购、验收、领发和记录不便。对物料统一编码后,每一种物料对应一种编码,即任何一种物料无论名称如何称呼,编码只有一种。物料的领用、发放、请购、跟催、盘点、储存、保管、账目等一切物料控制事务性的工作均有料号可以查核,物料控制较容易,准确率高,物料名称混乱的情况就不至于发生了。同时也能克服由于手工作业而造成的物料漏记现象。
2.提高物料控制的效率。物控主管在物料控制中,有物料编码代替文字的记录,各种物料控制事务简单省事,效率增高。
3.有利于进行计算机管理。有了良好的物料编码,再配合计算机的使用,对物料进行记录、统计、核算等能大大提高工作效率,这样才能有更多的时间让物控主管在物料数量和现场整理方面下功夫,使物料数量更加准确;如果不使用计算机管理,靠手工对物料进行记录、统计、核算,会做许多重复工作,同时也会占据物控主管大部分的工作时间,这样会使物控主管没有时间来对物料的数量和现场进行更好的管理。
4.有利于防止各种物料舞弊事件的发生。物料编码后,物料收支两条线管理,对物料进出容易跟踪,物料记录也非常正确,物料储存保管有序,可以减少或防止物料舞弊事件的发生。物料统一编码,并采用计算机管理后,对物料管理流程,就必须作出严格的控制,即规定原始单据的填制、审核,计算机资料的记录、审核和修改,应分别由不同人员按规定的程序进行管理。这样经过严格的程序控制后,可以减少舞弊事件的发生。
5.减低物料库存、降低成本。物料编码有利于物料存量的控制,有利于呆滞废料的防止,并提高物料活动的工作效率,减少资金的积压,降低成本。
6.有利于压缩物料的品种、规格。在对物料进行编码时,可以对某些能相近或相同的物料进行必要的统一、合并和简化,合理压缩物料的品种、规格,用尽可能少的品种、规格在保证产品质量的前提下满足生产各种不同产品的需要,以达到节约物料、避免浪费、提高经济效益的目的。
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