1.所有外发加工物料，必须严格按照采购单所述的要求执行，请以书面形式下达外发加工的信息，以避免口头、电话等形式造成信息传递不明确、表达错误、接受者理解错误等沟通问题，如有紧急事宜，可先通过电话、联络单、口头通知的形式告知仓库人员备料，事后须立即补写采购单。

2.当仓库人员对于采购单内容不明白、有疑惑或发现有问题时应及时询问采购，直至确认清楚，不能以个人主观意念去判断和猜测。采购单无审核、盖章的一律视为无效并退回
采购部。

3.严格按照采购单中描述的“物料名称”、“规格型号”、发料，特别是型号相近、类似的物料，要特别注意区分好，防止发错物料。

4.严格按照采购单中规定的外发数量发料，不可多发或少发。如不能够一次性发够数的，需分批或多次外发的，应做好记录，每次做好数据统计，严禁多发或漏发。

5.对于外发加工的物料，仓管员必须按照外发的数量，如数收回，如供应商在加工过程中有不良品要求其退回仓库，仓库文员跟进，每月月底必须算出外发和加工回来的差数，以便对账。

6.注意采购单中“单位”的描述，特别是 “个/套”、“片/对”等的区别，防止疏忽大意，由于单位混淆而发错数量。

7.外发时要注意“供应商名”，不要发错供应商而耽误加工时间。

8.所有外发物料，应按照采购单所述的外发日期至少提前半天准备好外发物料，开好送货单，防止供应商已到达仓库才匆忙备料，易造成数量、型号、单号等各种错误出现。

9.书写外发加工物料送货单时，要按照“单号”，分单逐条书写，严禁一个单号包括多项内容，即使同种物料、同种规格，相同的加工内容，也要分开开单，不能把相同的物料合并在一起，防止供应商就某一个单多做，另外一个单数量不够的惨状。

10.所有外发物料，均以采购单所规定的加工内容为唯一标准，不要把加工要求写在送货单上，防止写错而诱导供应商做错货而造成损失。并在送货单上加盖“外发加工物料章”

11.所有外发物料，在写送货单的外发数量时，必须在后面备注货物的件数，每件货物的数量， 防止因数量有误而扯皮，同时有便于查询、追溯。

12.凡外发物料，有用到胶框装的、供应商要求要回收的包装、本司要求回收的特定包装，必须在送货单上注明其数量，以便回收和对账。

13.外发物料外发完毕后，当仓库文员接到外发物料送货单时，必须立即依照采购单仔细核对有无错误，书写是否规范、清晰，有无遗漏等，当发现问题时，要立即告知仓管员和主管，及时纠正。