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生产管理

优秀生产文员的四点任职要求

字号+ 作者:秩名 来源:本站整理 2021-05-13 15:09

优秀生产文员的四点任职要求,一是遵守工厂生活的基准、二是遵守工厂的礼节、三是具备协力与团队精神、四是以自己公司的制品为荣。

一、遵守工厂生活的基准
1.遵守工厂规定的必要性
大家都知道打篮球有打篮球的规则,如果篮球没有规则或有规则而大家不遵守,结果会变成如何?大家是可想而知的。
团体活动的时候,一定要有一个对自我行动的约束,如果没有这个约束,团体活动的目的就无法达成,社会与工厂都具有同样的性质,所以在经营管理的要素中,就有控制(管理的要素有计划、组织、指挥、控制、协调)这个因素。在有了控制这个因素后,团体活动的秩序才能维持,也才能将个人行动的目标,渐渐转移到团体活动的目标上;目的相同,厂内全员的行动有秩序,其工作效率自然会提高,也才会获得好的工作成果。
为了确实执行控制的管理因素,各个企业都会制定就业规定、作业规定、安全卫生规则等来作为管理的基准,除了有形的各项规定外,无形的厂训、企业传统、作业习惯、经营方针、企业道义等,也都是维持企业秩序、提高员工作业士气的无形力量。
在大家了解规定对企业的重要性之后,员工应对各项规定深入了解,并从自己开始,确确实实地遵守,这乃是制造一个快乐作业环境的基本条件。
在打篮球时,规定犯规者(五次以上)要接受退场的惩罚;在企业的各项规定里,对于违反规定的员工,也详细地记载着惩戒的条例。实际上对违反规定者的惩戒,并非制定规定的本意,而只是一种不得已的手段,因此员工应力求自我约束,以不违反规定为自我行动的准则,才是企业制定规定所期待的目的。
 
2.企业规定与企业道义
尽管企业全力地制定各项规定,如果员工不遵守或无法遵守,都会失去制定规定的意义。维持社会稳定的基础是法律,而法律也可以说是维护社会道德的最低限度;工厂内的规则、规定,简单地说,也是为了维持企业稳定而要求从业人员所应遵循的基本准则。
工厂的道义基础,就是一般社会的道义,如果在工厂是一位优秀的从业人员,在社会上也必定是一位优秀的公民,因为道义的基础就是每一个人的良心。
工厂道义的具体表现,简单介绍如下:
(1)对工厂秩序的维护。
(2)不违反约定的事项。
(3)对于有困难的同事以具体行动来帮助。
(4)将作业信息积极地提供给相关的同事。
(5)自己的责任自己完全负起,不将自己的责任推诿于他人。
(6)工厂的作业全力与同事协力完成。
(7)无公私不分的现象。
(8)无不良行为的发生。
(9)确实地保守企业的机密。
(10)无浪费的行为。
(11)对作业的改善尽自己的全力。
(12)依良心来从事各项作业。
企业的活动与企业的秩序是靠企业的道义与规定相互作用,才能产生效果;但企业在制定规定之时,也要深入研究,衡量应维持在何种基准,才能使从业人员不失秩序,又能取得较高的工作效率,如果企业只严格要求从业人员遵守规定,而不考虑从业人员的条件,也是不会有好的成果。
 
3.工厂作业的习惯
工厂作业的习惯,也是维持团体活动的一个基准。这个工厂习惯也可说成是企业内的特殊礼仪、服装、使用的口语、特殊的作业气氛及员工作业时相互协助的方式。
 
工厂内的作业习惯,大部分是历史遗留下来的产物,当然这些习惯,有好的也有不好的,如果有不合理的作业习惯时,身为工厂一员的生产文员,也不能因而有所姑息,应积极地考虑改善方案,在与工厂管理人员的协商下,全力地使之合理化,员工对工厂作业习惯的好坏,必须区分清楚;换句话说,好的传统应加以发扬光大,对于不合理的传统,则须尽早将其改善或革除。
 
二、遵守工厂的礼节
在企业内有管理者、直属上司、前辈、同事等各阶层的员工,为了维持愉快的团体生活,遵守礼节,是一项极重要的因素。一个重视礼节的企业,工作现场一定是呈现着一团和气,工作效率也必定高。我们常说一个团队精神佳的企业,其任务达成的效率必定高,而维持团队精神的主力,就是员工的协力精神,促成协力精神产生的原动力,简单地说,就是要求平时大家就重视礼节,在和谐的气氛下,员工自然会相互帮助、相互合作。所以经营管理专家常称礼节是现场作业的“润滑剂”,是一点都不错的。
谈到礼节,其内容并不只限于打招呼、言行的表达,具体地说,礼节的内容包含动作、表情、姿势、言行、服装、反应、想法,不但包含着一个人的外表行为,更包含着一个人的教养、感情的流露与思想,因此谈到要如何遵守礼节,就须从内、外两方面同时进行才可。
 
1.适当的动作与表情
在人与人交往之时,不友善的动作与表情是造成不愉快气氛的最主要原因,尤其是工厂的团体生活,往往是劳累、无聊、身心不平衡的情形占大部分,在一触即发的情况下,各个员工的小小动作与表情,都有可能产生不愉快的摩擦;因此在平时,全体从业人员,就须培养开明、认真、稳重的态度,有此训练之后,才会使团体生活较轻松、愉快,不友善的摩擦情形自然会降至最低程度。
 
2.适当的言语表现
“同样一件事,从两个人的口里说出来,所得到的反应往往不同!”这是中国人形容言语表现的重要性。一个能以得体的语言来与人交往的人,其给人的印象总是好的;相反的,不善言语表现的人,往往一句好话,让他说出来,都会令人听了不舒服。由此,不难了解言语的表现,在日常生活中是何等的重要。
在世界各国,要判断一个人是否有教养,是否受过高等的教育,是否是一个值得信赖的人,几乎都是先从对方的言辞来作判断,一个再有技术,再有能力的人,在言语表现上不注意,又如何能让人对其技术、能力产生信赖呢?
尤其在从事生产活动的工厂里,往往让人感到言行较粗暴,这或许是工作较繁重的情形下,员工的身心不易保持平衡的缘故。因此,在生产管理中起服务性作用的生产文员,更须留意言语的表现。
 
3.服装问题
一般工厂都有统一的工作服,因此服装问题并不严重,如果工厂没有统一的工作服,也没有对服饰有特殊的规定时,生产文员应尽可能以简朴且不妨碍工作的服饰为主,千万不要为了吸引他人而着奇装异服,这样不但容易引起闲言碎语,更会对工作有影响。总而言之,不论是工作服也好,私人服饰也好,原则上要以保持服饰的整洁与作业方便为主。
 
4.反应性
有人一定会怀疑礼节与一个人的反应又有什么关系?简单地说,做好礼节活动的一个要领,就是要适当地给予对方反应。比如说,当对方向你打招呼时,你是否也立即给予了一个适当的回礼,这是最基本的礼节,也是显示一个人的反应能力。
一般此类的反应,大都是指从言行中所表现出来的反应,这些言行的反应不但反映着一个人是否具有适度的礼节,也是给予对方或周围的人一个深刻印象的最佳机会。为了让对方能对自己产生好的印象,首先要留意下列事项:
(1)关心对方。
(2)对于对方的话能诚意接受。
(3)对于对方的话题主流能确实地掌握。
(4)要培养宽广的视野与正确的判断力。
(5)熟悉对方的性格与想法。
(6)深入了解对方的立场。
虽然作了万全的准备,但人类毕竟是感情的动物,常因人的一时兴奋或感伤,而有突发的情形发生,为了避免此类突发的情绪,对事物判断的冷静性,在平时就须加以培养。
 
工厂内应遵守的礼节的具体示例:
1.准时或提前到达工作场所,不要有迟到或缺勤的习惯。
2.首先从自己开始打招呼。
3.进入工作场所前已将附着泥土的鞋子先弄干净后再进去。
4.除了万不得已的情形外,绝不临时请假,任何请假一定要提前办理。
5.工作中如要与对方谈话或转告事情,一定要先称呼对方的姓名(××先生)后再进行,千万不可只以“喂……”的口气来呼叫对方。
6.工作中的事情转告,一定要以简洁、轻声的方式进行。
7.在进入个人办公室之前,一定要先藏门,在得到允许后再推门进入。
8.在离开自己的工作岗位之时,一定要先向直属上司与同事报告自己的预定行程、时间与从事的工作。
9.向他人借的东西,一定要负责保管好。
10.共用的物品或道具,在使用之后,一定要将其归回原位。
11.不随处吸烟,吸烟一定要到指定的地点。
12.与上司或客人同行时,尽可能走在左侧。
13.在进行介绍之时,应先走在前方。
14.遇到进出口或电梯之时,应让上司或客人先行。
15.在端茶之时,应以客人、上司为先。
16.在下班之时,一定要将自己的桌上或作业点完全清理干净之后再离开。
17.借用的工作用品与参考资料一定要归还。
18.对上司或同事一定要以清晰的声音打招呼。

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