如何对采购人员进行监督与稽查?

zmay16年前采购管理100

对采购人员的监督与稽查,一般都以秘密的方式进行,因为这关系到个人品质问题。其目的在于确保采购人员不会为了达到个人的某种私利而损害公司利益,也能借此培养采购人员应有的职业道德观念。

一般采购人员监督可分成前后两个阶段来执行,分别为采购合同签定之前和签定之后,即有效防范和严格稽查。

防范可首先从控制价格做起,建立起涨价之前必须先打呈批件的制度,采购人员若想取得自身利益,必然首先要从价格上做文章,与供应商里外勾结,对领导慌报市场供求状况,人为抬高价格帮助供应商取得暴利,然后分成。这样,只要对于涨价严格控制,就能从根本上防止采购人员的腐败。一般来说,只要有涨价情况存在,就必须打呈批件说明涨价情况及原因,一方面可了解涨价原因,做到心中有数,另一方面也可提醒采购主管对此采购合同在审核时要详加注意。如果采购金额较大或者涨价幅度较大的时候,还应将此采购合同送交稽查部门或者财务部门审计,以求排除所有的不合理涨价行为,防止任何损害公司利益的行为发生。

这里有两个比较好的办法可以防止被采购人员忽悠从而导致不合理涨价的产生,一方面可以向该报价供应商以外的厂家询价,若价格差异太大甚至于没有差异则都说明采购人员有嫌疑虚报了价格。另一方面就是伪装成另外的顾客向该报价供应商询价,当然这里有技巧了,不能直接询问该产品价格,最好是先从别的产品询起,让其不防范,只要报价差异,则必说明了采购人员虚报。
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防范还可从供应商着手,如果能争取供应商的合作,则对采购人员的任何小伎俩都能明察秋毫了。不过这很有难度,因为供应商想做生意,一般都不会予以合作。所以,必须和供应商建立良好的关系,使对方不必为了做生意而去巴结采购人员。另外,要软硬兼施,必要时可以采取法律行动,当然这要有的放矢,不然势必要无功而返。

光有防范还是不够的,我们对所有的采购行为进行监督,从这些采购行为里总结出不规范的东西,然后抽丝剥茧,自然能发现一切违规的行为。这里主要可从以下几个方面入手:

采购对象的选择错误,若采购人员选择的供应商不是该采购产品的专业厂商,或者该供应商的主营产品不是是该产品,则有必要引起注意,重新审核其价格和质量,势必能发现其中所存在弊端。另外采购人员能从直接厂家采购而却选择了中间商供货的现象也是要比较引起注意的现象,如无特殊原因则必然有猫腻存在。

采购人员无来由的替供应商催款,有的采购人员在签定合同的时候会千方百计的压短付款周期,或者在付款期快到的时候积极帮供应商催款的行为都是不合理的,此种情况必是急于取得供应商拿到货款之后的分成。
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采购合同集于一家,当采购的产品为标准品,而合适的供应商很多但得标厂商总是固定某一家,这种情况的产生极有可能是该供应商和采购人员之间有某种厉害关系。另外,一次采购同类产品而规格有很多种的时候,某厂商报价中的所有规格价格都最低切相差很小的时候,则显示采购人员有将竞争厂商报价资料泄露给该得标供应商之嫌疑。

报价单字迹图章不清,有些采购员为了保证某供应商得标,会伪造或者允许其他厂商伪造不切实际的报价单,以让某厂商以伪造出来的价格优势取得标的,在这种情况下,一般都会故意将“陪标”厂商的地址和电话等信息弄得模糊不清,以防止稽查,所以对这种情况要特加注意,追查任何“蛛丝马迹”,发现弊端。

采购人员生活阔绰,与供应商过从甚密。一般来说,采购人员工资并不高,基本属于中下等。而有的采购人员动不动买车买房,干着灰领的工作,过着白领的生活,如无特殊家庭背景,则必有猫腻。另外有的采购人员和供应商交往密切,举止交谈形如兄弟,此种情况也要引起注意,要详查该供应商以往采购项目。

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