采购组织制度

zmay9年前采购管理6
将采购业务的一切交由一个人负责的小规模公司,无须采购的组织化。但是,公司一旦成长,规模一旦扩大,为了谋求业务有效率的营运,应使其成为独立部门,向经营者负责的组织。至于何种组织才有效率,应视公司的规模、地理条件、生产形态、采购数量、采购部门的业务范围等而定,所以对甲公司为最佳者,未必就能适合乙公司。

论及采购的制度、组织的场合,无法避免的问题有以下两个:
第一,集中采购或分散采购。
第二,独立采购或业务部内采购。
前者为做好采购制度应选择何者,后者为采购部门应放在整个公司组织的哪个位置。

采购组织制度是指企业对采购工作的管理,究竟采取中央集权(Centrali-zation)方式的“集中制”,或是地方分权(Decentraliza-tion)方式的“分散制”,还是兼取分权与集权的混合(Consolidation)方式的“混合制”。当然,此种管理方式的决定,与该企业的规模、地理条件、产品种类等有密切关系。

1.集中制
集中制是将采购工作集中于一个部门办理,达到极点时,总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权。
(1)优点
①集中采购可使数量增加,提高对卖方的谈判力度,较易获得价格折扣与良好服务。
②只有一个采购部门,因此采购方针与作业规则,比较容易统一实施。
③采购功能集中,减少人力浪费;便于人才培养与训练;分工专业性使采购作业成本降低,效率提升。
④建立各部门共同物料的标准规格,可以简化种类,互通有无,亦可节省检验工作。
⑤可以统筹规划供需数量,避免各自为政产生过多的存货,各部门过剩物资亦可相互转用。
(2)缺点
采购流程过长,延误时效;零星、地域性及紧急采购状况难以适应。
②非共同性物料集中采购,并无数量折扣效益。
③采购与使用单位分离,采购绩效较差。例如规格确认,物品转运等费事耗时。
(3)适用状况
①企业产销规模不大,采购量值均小,全公司只要一个采购单位来办理,即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。
②企业各部门及工厂集中一处,采购工作并无因地制宜的必要;或采购部门与需用部门虽非同处一地,但因距离亦非遥远,通信工具相当便捷,采购工作集中由一单位办理,尚不至于影响需求时效。
③企业虽有数个生产机构,但是产品种类大同小异,集中采购可以达到“以量制价”的效果。
集中制采购组织结构图

2.分散制
将采购工作分散给各需用部门分别办理。这种制度通常适用于企业规模较大、工厂分散较广区域的企业。此类企业如果采用集中制,则容易产生采购上的迟延,且不易应付紧急需要,而购、用部门的联系相当困难,采购作业与单据流程显得漫长复杂。

除了前述地理因素造成采用分散制的理由外,若散布各地的工厂在生产设备、贮藏设施、社区的经济责任等方面具有独特的差异性时,亦以采用分散制较为适宜(参见下面实例)。

【实例】
某百货公司组织系统图(分散采购制度)
某百货公司组织系统图(分散采购制度)
#p#副标题#e#
3.混合制
兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料、采购金额较大者或进口品等,均集中由总公司采购部办理;小额、因地制宜、临时性的采购,则授权分公司或各工厂执行(参见下面实例)。

【实例】
某人造纤维公司组织图(混合式采购制度)
某人造纤维公司组织图(混合式采购制度)

4.采购组织制度判断基准
采购组织制度的判断基准,如下页表中所示。但无论如何各有长处与短处,重要的是分析公司的现状,除了采用“适合于提高最大业绩的组织”之外,尚需配合公司的发展,随时检讨并予调整。

一般的情形是:通用材料或零配件、设备、机器、输入品由总公司的采购部门集中采购,其他交由各地区的采购部门分散采购。而采购部门一方面要有人事权,仅对特定的事业部,采取事业部内采购组织的折中方式为多。
采用有利的采购制度、组织的判断基准

相关文章

降低采购成本的途径

降低采购成本的途径主要有: 1、改善采购技术,比如增加采购数量。 2、寻找物料的来源。 3、寻求更优秀、更合适的供应商。 4、对原有的设计重新检讨改进。 5、寻找可能代替...

采购组织机构设计的原则

在市场经济条件下,市场需求的不确定性和多变性导致现代企业的采购工作非常复杂,特别是一些大中型企业,采购的商品品种繁多、数量大,采购工作往往不是由一个人来完成的,而是由一部分人组成的采购队伍来进行的。要...

工厂管理流程(采购部)

工厂管理流程采购部 物料供应是工厂保证完成生产,科研,基建等任务的一个重要环节。影响生产的一个很最要环节就是物料采购,生产计划排出后,生产能否顺利运行,物料有没有跟上跟物料采购很大关系。因此,许...

从采购部自身讲其职责

从采购部自身讲其职责

外部协调以及配合工作是保证采购项目顺利完成的必要条件。明确采购部自身职责才能从内部维持稳定的供应关系。就采购部门内部而言的职责主要可以从三个方面进行理解。 一、从业务功能讲。 业务功能划分的内...

供应商审核指标体系

当派出采购人员进行供应商考核的时候,首先要做的就是:供应商调查,调查的后就应该按照:事前已经确定的绩效考核指标进行考核。 1.供应商调查 供应商调查其实是供应商审核的粗线调查,调查的项目也是审...

采购流程之有效采购管理

采购流程发现问题:此阶段由使用部门提出需求。只有具体的使用者知道他们的需求是什么,而不是决策者。这是工业品销售的基层环节。 采购流程项目可行性研究:这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报,客户内部...

发表评论    

◎欢迎参与讨论,请在这里发表您的看法、交流您的观点。