所谓“合格的供应商”，是指经过调查与求证（为验证供应商基本资料的可靠性而对其进行的调查求证），能够提供符合标准的物资或服务能力的供应商。要选择一家合格的供应商，企业除了要落实上述的工作之外，还应与供应商进一步接洽，进行实地考察，然后进行询价与报价分析，最终选出合格的供应商。

一、与供应商进一步接治
企业可通过电话或E-mail等形式，与供应商的相关业务人员联系，并说明联系的目的、需求，进一步了解供应商的产品。为确定供应商是否符合企业需求，应做好约见面谈的准备。与供应商面谈时，需注意以下事项。
1.不要先寻求报价，否则会造成价格优先考虑的错觉。
2.尽可能从供应商那里得到更多的信息。
3.将企业对供应商的基本要求尽可能表达清楚。
4.提供企业简介及相关证件，表达合作的诚意。

二、进行实地考察
安排对供应商的实地考察，这一点至关重要。进行实地考察时，可以邀请质检部和工艺工程师一起参与，借助他们的专业知识与经验，确保实地考察取得成效。
在实地考察中，应对供应商进行初步评估，并着重对其管理体系进行审核，如作业指导书等文件、质量记录等，要求面面俱到，不遗漏。比较重要的审核项目有以下4个。
1.销售合同管理，要求销售部对每个合同进行评估，并确认是否可按时完成。
2.培训管理，对关键岗位人员有完善的培训考核制度，并有详细的记录。
3.设备管理，有完善的设备维护调整制度，并有完整的管理记录。
4.计量管理，仪器的计量要有完整的传递体系。
在实地考察中，企业应总结供应商的优点和不足之处，并听取供应商的解释。如果供应商有改进的意向，可要求供应商提供改进措施报告，以便做进一步评估。

三、初步询价及报价分析
在对供应商进行实地考察之后，企业应要求供应商提供物料价格、数量折扣价等资料。通常情况下，企业可提前发一份询价文件给所有供应商，让供应商得到所需物料的基本情况，然后以相同的报价条件（币别、价格术语、交货地、付款条件等）报价。
询价文件一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定日期内完成报价。
如果有条件的话，可要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，并将利润率明示。接下来，就要比较不同供应商作出的报价，对供应商作进一步了解。
通过以上过程，企业就可以选定符合基本资质要求、较优秀、有竞争力的供应商（一般在三家以上），在其中进行挑选或让其参与投标，为最终的供应商选择做好充分的准备，同时也在一定程度上节约外包成本。