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采购管理

选择合格供应商的三个步骤

字号+ 作者:秩名 来源:本站整理 2019-03-12 11:10

选择一家合格的供应商的三个步骤,一是与供应商进一步接洽,二是进行实地考察,三是进行询价与报价分析,最终选出合格的供应商。

所谓“合格的供应商”,是指经过调查与求证(为验证供应商基本资料的可靠性而对其进行的调查求证),能够提供符合标准的物资或服务能力的供应商。要选择一家合格的供应商,企业除了要落实上述的工作之外,还应与供应商进一步接洽,进行实地考察,然后进行询价与报价分析,最终选出合格的供应商。

一、与供应商进一步接治
企业可通过电话或E-mail等形式,与供应商的相关业务人员联系,并说明联系的目的、需求,进一步了解供应商的产品。为确定供应商是否符合企业需求,应做好约见面谈的准备。与供应商面谈时,需注意以下事项。
1.不要先寻求报价,否则会造成价格优先考虑的错觉。
2.尽可能从供应商那里得到更多的信息。
3.将企业对供应商的基本要求尽可能表达清楚。
4.提供企业简介及相关证件,表达合作的诚意。

二、进行实地考察
安排对供应商的实地考察,这一点至关重要。进行实地考察时,可以邀请质检部和工艺工程师一起参与,借助他们的专业知识与经验,确保实地考察取得成效。
在实地考察中,应对供应商进行初步评估,并着重对其管理体系进行审核,如作业指导书等文件、质量记录等,要求面面俱到,不遗漏。比较重要的审核项目有以下4个。
1.销售合同管理,要求销售部对每个合同进行评估,并确认是否可按时完成。
2.培训管理,对关键岗位人员有完善的培训考核制度,并有详细的记录。
3.设备管理,有完善的设备维护调整制度,并有完整的管理记录。
4.计量管理,仪器的计量要有完整的传递体系。
在实地考察中,企业应总结供应商的优点和不足之处,并听取供应商的解释。如果供应商有改进的意向,可要求供应商提供改进措施报告,以便做进一步评估。

三、初步询价及报价分析
在对供应商进行实地考察之后,企业应要求供应商提供物料价格、数量折扣价等资料。通常情况下,企业可提前发一份询价文件给所有供应商,让供应商得到所需物料的基本情况,然后以相同的报价条件(币别、价格术语、交货地、付款条件等)报价。
询价文件一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节,并要求供应商在指定日期内完成报价。
如果有条件的话,可要求供应商进行成本清单报价,要求其列出材料成本、人工、管理费用等,并将利润率明示。接下来,就要比较不同供应商作出的报价,对供应商作进一步了解。
通过以上过程,企业就可以选定符合基本资质要求、较优秀、有竞争力的供应商(一般在三家以上),在其中进行挑选或让其参与投标,为最终的供应商选择做好充分的准备,同时也在一定程度上节约外包成本。

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