工厂管理秘籍 工厂管理秘籍
品质管理

如何在开品管圈会时做会议记录?

字号+ 作者:秩名 来源:本站整理 2020-03-19 10:28

开品管圈会时做会议记录一是品管圈圈会记录很重要,二是圈会记录簿,三是每次圈会必须有主题。

一、品管圈圈会记录很重要
一期品管圈活动约4个月,就以每两周开一次圈会言之,总共也应开8次以上的圈会,圈会非常重要,一定要落实,不可应付或草率,这是训练圈员们提升水准很重要的摇篮,圈会开得好,品管圈的预期效果才能呈现出来。如果圈会随便、草率,品管圈活动会有多大效果,那是骗人的。因此,在一些较正式的品管圈发表会,或是对圈的评价中,也审查圈会记录,以了解圈会的情形。
品管圈圈会每次持续约50~60分钟,一定要做会议记录。该会议记录人员,一般是由圈长指定或由圈员轮流担任。担任会议记录,也是对圈员的一种训练,无论是聆听、速记、整理,还是书写做结论等,都是很重要的环节。

二、圈会记录簿
通常,会由事务局统一设计并印制全公司性的品管圈圈会记录簿或记录表,每个品管圈开圈会时必须使用这种纸或表,并装订成册,笔者设计如下记录表,可供读者参考使用。
内容包括圈名、圈长、辅导员、开会日期、开会起讫时间、总开会时间(分钟),本次会议主题、发言率(%)、出席者签到栏、缺席者姓名栏、出席率(%)以及会议内容,最底下则是签名栏,有圈长的、辅导员的、主管的,最后是事务局的,这是圈会记录的第一页,当然一次会议下来,一页纸是不够记录的,此时就可由各圈自行用A4纸作为续页填写即可。这些续页就不必印制成任何格式,这样可以节省很多成本,只要第一页有统一的格式,整个记录簿就不会乱了。

三、每次圈会必须有主题
在圈会召开前,圈长都要通知圈员参加。此通知单,除了有时间、地点外,还有“讨论主题”,这可让圈员们事先准备,至少心中有个谱,那么开圈会时,就可提出讨论。因此会议主题是很重要的,如果开会没有主题,大家不知如何讨论,最后也会没有结论,就成了会而不议,议而不决了。
出席率(%)也应记入,在审查委员审查会议记录时,出席率(%)是很重要的一个项目,其计算公式为:
会议出席率(%)=实际出席人数(人)/该圈应出席人数(人)×100%
会议内容的记录方式:
记录人在做会议记录时,并不是只记录会议的结论而已,应将每一位圈员,包括圈长的发言内容,重点记录,连发言者的姓名也应记入,这才能够算出发言率(%),其计算公式为:
发言率(%)=有发言之人数(人)/参与圈会的总人数(人)×100%

四、会议记录表格式,供参考
圈会会议记录表格式

品管圈会

1.本站遵循行业规范,任何转载的稿件都会明确标注作者和来源;2.本站的原创文章,请转载时务必注明文章作者和来源;3.作者投稿可能会经我们编辑修改或补充。