一、采购验收的意义
验收是指检查或试验后，认为合格则接收。检查合格与否，则需以验收标准的确立以及验收方法的订定为依据，以决定是否验收。所谓的验收标准，其一是以物料好坏为标准；其二是在验收检查时的试验标准，前者常有限制，可因人而异，所以并不具体；后者则就抽样松紧方法的不同而言，有时因供应商信用可靠，不经检验即可通过。因此，验收只是一种手段，而不是目的。无论如何，验收必须要考虑到时间与经济等原则，并经双方协商后，才能收到效果。

采购物料的验收，大体上如下表所示：


二、采购验收的基本原则
采购的最终目的在于确保交货的安全，想要达到这一要求，在于检验工作是否合宜。如果忽略了这点，则一切采购成果便会落空，所以采购人员应明了整个采购的任务及责任，才能确实做好检验的工作。在验收时应注意的基本原则有：

1、制定标准规格
规格的制定，涉及专门技术。通常由使用单位提出，要以经济实用，以及能够普遍供应的为原则，切勿要求过严。所以在制定规格时，要考虑到供应商的供应能力，又要顾及交货后是否可以检验，否则，一切文字上的拘束，易流于形式。但也不能过宽，致使劣货冒充，影响使用。总之，要使规格的拟订与审查走向合理化、标准化，如此，验收工作才能有合理的标准可循。

2、招标书及合约条款应明确
规格虽属技术范畴，但是招标时还是作为审查的重要条件。因其涉及品质优劣与价格高低，不得有丝毫含糊，所以，在招标书上须作详尽、明确的规定，必要时应附详图说明，以免供应商产生误解。在合约内也应该明确订立标准，使交货验收时，不致因内容含糊而引起纠纷。

3、设立健全的验收组织
有专设单位，才能设计出一套完善的采购验收制度，同时对专业验收人员进行培训，使其具有良好操守以及丰富的知识与经验，然后严密监督考核，以发挥验收应有的功用。

4、采购与验收工作必须明白划分
采购工作，讲究分工合作。直接采购人员不得主持验收的工作，以起到内部牵制的作用。验收与收料人员的职责也应加以明确划分。一般用料品质与性能，由验收者负责，其形状、数量可以目视，由简单度量衡仪器表示的规范，则由收料人员负责。各依职责行使，以达预期效用。

5、讲求效率
无论在国内还是在国外采购，验收工作应力求迅速确实，减少供应商不必要的麻烦，不可只求近利，忽略后患。