3.采购管理手册的格式
【实例】
1．功能与目的
2.内容
（1）组织
①管理和组织图。
②采购、仓储和运输流程图。
③采购、仓储和运输的职责。
采购经理。
运输经理。
仓储管理员。
采购、仓储和运输职员。
④采购和其他组织部门的关系。
⑤公共关系
（2）政策说明书
①授权金额水准
资金拨用申请。
请购和库存申请。
采购订单和合约。
租赁、租赁采购、租赁退回。
应付账款和发票金额折扣的差异。
②采购道德规范。
③利益冲突。
和公司政策手册的利益冲突。
目的。
政策。
定义。
职责。
指示。
④礼物和红包。
定义。
政策制定的原因。
不允许。
礼物必须返回。
什么是被允许的。
⑤采购和供应商的关系。
供应商责任、能力。
⑥业务人员拜访工厂。
⑦期限和条件、采购订单、合约。
⑧采购职权和责任。
质问需求的采购职权。
紧急采购。
供应商的协调与谈判。
个人用途的采购。
直接来源采购。
在多家供应商竞标规划的采购政策。

采购管理手册的格式应该依据个别的需求而量身定做。一般而言，采购管理手册都会以活页的方式装订起来，方便人们翻阅。现在则因为电脑的使用普及，许多公司都把政策、制度在电脑中建档，这样更方便需求者能立即调用，也方便公司在修改制度时以更快的速度更新，而不必像印刷品花较多的时间去重新排版印刷。

四、采购管理手册制定的步骤
提醒您
现在网上也有大量的管理制度、程序范本，有些须付费，有些可兔费下载，其中不乏经典之作，因而网上搜索也是寻找范本的一个极好的途径。
采购管理手册制定的步骤主要包括以下几点：
第一，获得采购和高层主管的支持与认同。包括对提供资源的承诺、跨部门之间沟通的协助。这一步骤对于政策和制度的制定、修正与执行有很大的帮助。
第二，收集并整理相关的资料，包括政策、制度程序的范本。典型的来源有：公司的同事、朋友、专业顾问以及图书馆。
第三，收集并整理公司内部相关的资料，包括备忘录、组织图、工作说明书以及现行的政策与程序。这些资料可帮助企业在采购政策、规章制度和公司整体政策与其他部门政策之间建立相互合作的关系。
第四，列出一份暂时性的政策、制度、程序内容大纲的清单，如果每一个部门都能把大纲先列出来，对于整体政策的设计将有很大的帮助。即使是一份粗糙的架构草案也有助于在一开始就有方向可以依循。
第五，考察目前的政策、程序和制度。这可以从个人的观察与经验得到，也可以向部门内的管理阶层与其他部门较有经验的人请教。收集的资料可使采购部门对公司政策的全貌有一个初步的了解。
第六，对现行的采购政策、程序、制度进行检视，判断目前的政策、制度是否达到专业化水平和与公司的政策是否相配合、是否符合其他部门的需求以及适用性如何。因为部门之间必须相互合作才可以使整个组织的动作顺畅，因此，若各部门的政策、制度彼此相抵触或无法配合，将会使组织花费许多的时间在部门之间的协调上。
第七，准备开始草拟采购政策与程序。由部门内的管理人员与其他部门的关键人员开始对草案进行审查，有时候也可以邀请重要的供应商一起参与草拟过程。对于政策、制度的基本架构必须反复地检视，直到各方面都获得共识，这样在推行上会比较顺利。
第八，对先前获得共识的草案作进一步整理，拟订正式的政策、制度。
第九，提出正式的采购政策、制度，并获得高层主管的认同与签字。
第十，经由高层主管的协助将采购政策、制度宣传给每一个有关的人员，让他们都能了解在新的制度之下各自的责任以及被期许的事情。