采购活动必须要围绕“时”、“价”、“质”、“量”、“地”等基本要素（5R）来开展工作，即要“适时（Righttime）”、“适价（Rightprice）”、“适质（Rightquality）”、“适量（Rightquantity）”和“适地（Rightplace）”地进行采购。

一、恰当的采购时机
选择恰当的时机进行采购，也就是人们通常所指的采购的适时原则。根据企业事先安排好的生产计划，如果因物料未能如期到达，往往会引起企业内部生产无法顺利进行，出现停工待料，进而导致产品延期下线，不能按计划出货，引起客户强烈不满；若物料已经提前很长时间就储存在仓库中，又会造成采购资金的大量积压和仓储管理成本的浪费。因此，采购人员要扮演好协调者与监督者的角色，去督促供应商按预定时间交货。
通常情况下，采购人员会将需求的物料划分为一般物料和特殊物料两类，分别选择时机进行采购。

1. 一般物料的采购时机
一般物料即常年生产、常年销售的物料，其销售量比较平稳，受季节变化影响不明显，如螺丝钉、图钉等低值易耗品。这些物料的采购时间，可以通过设置采购点的方法来确定。

采购点是指当实际库存量下降到某个数值时即开始进货的订购点。当企业物料的库存降低至这个订购点时，就应该开始采购；等到下次物料抵达仓库时，原有库存物料刚好用完（可以留有保险库存）。一般物料订货点示意图，如下图所示。


2. 特殊物料的采购时机
特殊物料通常受到季节、潮流等的影响。例如，季节性产品（如棉花），其采购明显会随季节而发生变化。往往当旺季到来时，销售量明显上升，形成销售旺季；旺季过去以后，销售量降低，形成销售淡季。对于这一类的物料，要在旺季来临之前提前采购，在淡季适量囤积，以维持日常生产所需。

潮流性物料的采购，应注意该类物料在市场中所处的阶段，是外于刚流行阶段、流行阶段，还是退出阶段。如果处于刚开始流行的阶段，那么企业在确定流行趋势后，可大量进货，加快生产，以抢占市场先机。如果处于第二阶段，则要预测流行时间，如果预估流行期较长，可以考虑大批量采购生产；如果流行期短，则要适量采购，避免积压。如果处于第三阶段，企业则不宜进货，应主动探索新的流行元素。

事实上，采购时机的界定并没有明确的界限，采购人员应根据自己的经验和合理推断来灵活把握。

二、适当的采购价格
确保采购价格适当，即适价原则，是指在确保采购物料品质相当的情况下，价格不高于同类物料的价格。要确定合适的采购价格，往往要经过几个环节的努力，适当采购价格的获取流程见下表所示。

不过，采购人员在应用适价原则时常常会陷入以下三个误区中：
1、价格就是成本，越低越好。实际上，如果采购方一味压低价格，供应商很可能会为了确保利润而选择价格低廉、质量不过关的原材料，进行物料的加工生产，从而导致采购方最终产品的质量得不到保障。
2、选择适当的价格就必须通过议价。要避免供应商虚报价格、图取暴利，仅仅采取砍价手段是不够的。采购人员最终选定的价格应该是建立在大量的市场调查和供应商成本分析的基础上的。通常，采购方可以在获得确切的供应商成本资料的基础上，加上一定比例的供应商可以接受的利润率，继而确定价格。
3、供应商的成本构成无从得知，采购人员唯一能做的就是货比三家。供应商的成本是可以推算出来的。采购人员可以通过供应物料的原材料价格、制造费用等进行推算。虽然最终的结果可能和供应商的实际成本有出入，但是在进行谈判时，真实的数据会成为逼迫供应商降低报价的“杀手锏”。
虽然这些错误的观点一直以来都被采购人员作为“议价”的动力，但是企业也常常因这些错误的观点而遭受经济损失。因此，只有遵循科学合理的定价原则，综合考虑表1-6各环节所涉及的因素，才是采购人员最明智的选择。