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物料管理

物料管理员如何掌握发货的要点

字号+ 作者:秩名 来源:本站整理 2021-07-18 08:18

物料管理员掌握发货的要点从“后引法”到“先引法”的出库变化持有库存,一有了客户的订货,马上就要考虑出库情况;确认出库的物料;正确处理例外情况三个方面着手。

我们来依次考虑一下应怎样改善库存管理系统,怎样进行标准化。在这里,汇总了在商品、产品等的发货阶段,物料管理负责人必须知道的要点和为提高库存的准确性应做的要点。
 
要点一:从“后引法”到“先引法”的出库变化持有库存,一有了客户的订货,马上就要考虑出库情况。
首先介绍管理水平有些问题的公司的做法。
通过电话、传真收到客户的订单,然后制成接受订货备忘录,再根据这个备忘录从仓库发货。
物料脱销或者不足订货量时,给客户打电话,再将不足部分作为接受订货余数(back order=B/O),一有补充就交货,或者取消订货。制作能按订单出库部分的交货单。然后记入库存总账的出库量一栏、更新库存数量。在库存管理中,这种做法叫做“后引法”。而理想的方法应该是“先引法”。在“先引法”中,从一开始到制成接受订货备忘录这一步都与“后引法”相同,但接下来是首先确认库存总账的库存量,如果有库存就在库存总账上出库,同时制作交货单,在交货单的一套单据中加上发货指示单。按照这种发货指示单进行出库业务。这种情况也和接受订货余数的处理方法是一样的。
手工作业大多使用“后引法”,但是用电脑进行库存管理时,按道理应该使用“先引法”。导入了电脑,却还使用“后引法”就太落后了。仍然使用“后引法”是因为电脑上的数据和实际库存不相符,在“先引法”中要过多修改制成的交货单。
只能用“后引法”的公司,即使有来自客人的库存询问,也不能马上答复。即使从电脑的中调出相关资料,能确认库存订货部分,也只能回答“去仓库确认现货后再回答”。
用电脑进行库存管理可以汇总来自客户的订单,制作成剩余物料一览表。剩余物料一览表清楚地标明了“各个编号的物料分别有几个客户订了?订了多少?”的信息,甚至清楚地标明了“那个编号的物料存放在哪个号码的货架”,出库非常方便。
使用被称为货架建筑和精致储料器的自动仓库的公司,也可以通过电脑自动标明货架号码。
 
要点二:确认出库的物料
请明确出库的物料应该放置在哪里。在那里,工作人员按照各送货地址整理物料,并按需要加上货物标签、装箱、打捆。
到这个阶段,就可以制作交货单、发货单、货物标签(现货表)等必要的单据。在这里,请准确地核对区分各个客户出库的物料及其单据。然后,进行最后的打捆、发货。
 
要点三:正确处理例外情况
库存不相符的主要原因是因为次品、索赔品的换货,或者工作时间以外、休息日等的紧急发货等,没有单据就发货,过后忘记作正规的处理,类似这样没正确处理的例外的情况。
应遵守物料一变动就一定要伴随单据的原则。在经营管理方面,即使是一元,不开单据就付钱是不可能的。但是一变成物料,虽然是几十万元的东西,没有单据也发货,这是常有的事,令人觉得不可思议。所以在核对了库存以后,就要禁止无关人员出入仓库,严禁无单据出库。
某些产业用设备制造商曾遇到这样的情况。售后服务负责人由于客户的要求,多数在休息日工作。一旦没有了维修零部件,就要进到一个人都没有的零部件仓库取货。特别是索赔维修的情况下,由于没有从客户手中拿到钱,也就没有作任何单据处理。更有甚者,还有从组装中的产品上把零件取下来的。顾客就是上帝,如果交货的设备有故障,由于索赔,应对特急情况无论怎样都不好办,因此库存当然不相符。
商品、产品上的库存计算错误是更可怕的事情。有商品、产品库存计算错误发生时,必须首先考虑以下方面。
库存的计算错误时,应该严格、彻底地追查原因。小小的库存计算错误也是大问题,被上司严厉地叱责后,也增加了紧张感,同时形成了内部牵制。因为也有认为是手工写的库存总账只是改了库存量的情况,所以要注意。流行超市“岛村”的藤原社长说过这样的话:“不要相信人,但是要构筑不出差错的系统。”我想这是对的。
其次的情况是,尽管已将物品销售给客人了,由于忘了作正规处理而变成库存错误计算。这样当然会完全漏了付款通知单。总之,商品、产品上的库存错误计算是有问题的。运用电脑后,应尽早确立应对存货错误计算发生的计划。
也有用“临时单据”等非正式的单据出货,过后却忘了作正规处理的情况。只能彻底查明库存错误计算的原因,减少例外处理,不能减少时,就只有使应对每种例外处理的策略标准化,并教育工作人员一定要作正规的处理。
 
知识点:
1.后引法
接受订单后,首先去仓库出货,然后在库存总账上记账的方法。这是库存管理中一种相对滞后的方法。
2.前引法
接受订单后,首先查库存总账,记录出库数量、库存剩余数量,同时制作交货单,其后再从仓库出货的方式。如果库存总账不准确,用这种方式就只有改写交货单了。
3.B/O=延期交货(back order)
虽然有客户的定单,但遗憾的是没有库存,被客人说“留下订单,一进货就交货”的情况叫做B/O延期交货。
4.取货一览表(picking list)
将接受订货数据输入电脑,用先引法查库存总账后,按仓库的货架号码顺序,合计哪个物料用于哪些地方的客户,应取出多少,列出取货一览表。如果列出这种表,能使出库业务更有效率。但是,必须做到分别针对不同货架号码进行库存管理。

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