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采购流程各环节的主要内容

时间:2015-05-29 15:53来源:本站整理 作者:秩名 点击:
流程管理在企业中扮演着越来越重要的角色,它已经渗透到企业管理的每一个环节。我们知道,流程管理的关键是简化管理,让管理更加简单轻松。但是貌似简单的流程管理实则充满了复杂性,如采购流程,其前期的准备工作就异常复杂。

事实上,任何一项业务战略的实施都含有其“有形或无形”的相应操作流程。采购流程的出现就是以一种规范的管理体系(端到端的闭环方式)来提升其业务流,以持续提高采购组织工作效率的体系化方法。

采购流程管理的核心是流程,流程是所有采购项目运作的基础,即采购所有的业务都需要流程来驱动。由此可见,采购流程之于采购项目的重要性。采购流程是一个操作性的定位描述,它指的是采购流程分析、流程定义与重定义、资源分配、时间安排、流程质量与效率测评、流程优化等一系列工作环节。

虽然企业因生产经营的内容不同,采购活动的内容不同,采购运用的方法不同,作业细节上有若干差异,但采购发展到现在采购流程基本趋于一致了。一般来讲,采购基本流程主要由以下几个步骤组成,如下图所示。
采购基本流程的主要步骤
 
为了让大家能够对采购的基本流程有更加清晰的认识,下面我们详细地阐述一下采购流程各环节的主要内容。

1、提出采购申请
采购申请必须严格按照生产需求,且基于现有的库存量,对采购物品的品种、数量以及安全库存量等因素做出科学的计算后才能提出。与此同时,为保证采购的合理性必须有具体的审核制度对其进行必要的监督,因为通过采购申请环节的控制,能够有效地防止采购的随意性和盲目性。
采购部门收到某需求部门提出的请购单后,还要协助该部门预测物料需求。因为采购部门与供应商早期参与合作能够促进更多的信息交流,从而可以避免或削减采购成本,加速产品推向市场的进度并能带来更大的竞争优势。

2、提出采购申请
事实证明,采购的成功始于采购要求的确定,即制订适当的办法来明确采购品的具体要求,更重要的是让供应商完全地理解采购方的需求。一般来说,我们可以采取以下几种方法:
办法一 制订规范的产品图纸,并制订采购订单的书面程序
办法二 在发出采购订单前,采购方应与供应商进行协议的核实
办法三 借助其他与所采购物品相适应的方法
办法四 在采购文件中包含清晰地描述所订购产品或服务的数据,如产品的精确辩认和等级、检验规程、应用的质量标准等
办法五 所有检查或检验方法、技术要求应指明相应的国家和国际标准,如物料单等
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tags: 采购流程

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